Bibliotheksmanagementsysteme

Aufgaben, Bestandteile, Einsatz und Geschichte von Bibliotheksmanagementsystemen (BMS/LMS) von Beschaffung bis Betrieb

Bibliotheksmanagementsysteme sind IT-Systeme, die die Kernprozesse einer Bibliothek unterstützen. Das modular aufgebaute System verfügt über verschiedene Komponenten für die jeweiligen Kernprozesse Erwerbung, Katalogisierung/Erschließung und Ausleihe sowie für die Recherche. Die Entwicklungsgeschichte der Managementsysteme in Bibliotheken erstreckt sich mittlerweile über drei Generationen. Relevant für die Arbeit mit den Managementsystemen ist auch die Anbindung an Verbundkataloge sowie die Integration anderer Systeme.

In diesem Text wird der Begriff Bibliotheksmanagementsystem (BMS) verwendet. Damit ist ein Softwareprodukt gemeint, mit dem die Arbeitsprozesse rund um die Erwerbung, Erschließung, Ausleihe, Zugriff und Auffindbarmachung von Bibliotheksbeständen über Kataloge abgebildet und automatisiert werden können. Teilweise wird im Deutschen auch der allgemeinere Begriff Bibliothekssystem verwendet. In der angloamerikanischen Literatur finden sich die Begriffe Integrated Library System (ILS) und Library Management System (LMS), zuletzt aber auch Library Services Platforms.

Das BMS spielt eine zentrale Rolle für die meisten klassischen Geschäftsprozesse in Bibliotheken. Durch die Ausweitung der Aufgaben in den Bereichen Publikationsdienste, Open Science oder auch Lernort sind in neuerer Zeit jedoch noch weitere Aufgaben hinzugekommen, die durch die klassischen BMS nicht abgebildet werden. Darüber hinaus haben die frühen Systeme nur sehr unzureichende Möglichkeiten, die nötigen Informationen zu elektronischen Ressourcen und ihrer Zugänglichkeit abzubilden. Auch zur Unterstützung von neueren Aufgaben wie der Publikationsunterstützung oder der Verwaltung räumlicher Ressourcen werden separate Systeme genutzt. Daraus ergibt sich der Bedarf, das BMS an diese separaten Systeme anzubinden, was die Bedeutung von Schnittstellen und offenen Architekturen erhöht hat.

Übersicht

Geschichte

Die erste Generation der Bibliotheksmanagementsysteme umfasste Grundfunktionen für die Ausleihe wie Verbuchung und Mahnung, für die Erwerbung die Verwaltung von Bestellungen und teilweise auch über über Telnet erreichbare Kataloge für die Bibliotheksnutzenden. Die zweite BMS-Generation verfügt über erweiterte Funktionalitäten zur Unterstützung der Kernprozesse sowie durch Weboberflächen der Kataloge aus. Die dritter Generation zeichnet sich durch stärkere Modularisierung und mehr Schnittstellen zur Anbindung weiterer Systeme aus.

Bibliotheksmanagementsysteme unterstützen alle Kernprozesse des bibliothekarischen Arbeitens, das heißt die Erwerbung, Erschließung und Ausleihe von Medien. Ihren Ursprung haben Bibliotheksmanagementsystem in den 1960er Jahren, als Bibliotheken damit begannen, Katalogdaten untereinander auszutauschen und auf diese Weise Prozesse zu optimieren. In dieser Zeit entwickelten sich auch die heute noch gebräuchlichen Austauschformate für Katalogdaten, z.B. MARC.

In den 1970er Jahren erlaubte die fortschreitende technische Entwicklung, die Automatisierung weiterer Prozesse über den Datenaustausch hinaus. Zunächst war dies vor allem die Ausleihe mit der Verbuchung von Medien und der Erzeugung von Mahnschreiben. Auch die Verwaltung von Bestellungen im Rahmen der Erwerbung wurde möglich, so dass man in der Folge von Integrated Library Systems zu sprechen begann. Davon, dass Katalog-, Erwerbungs- und Nutzer*innen-Daten an einem Ort gehalten und bearbeitet wurden, versprach man sich eine größere Effizienz der Arbeitsprozesse. Diese erste Generation von BMS beinhaltete teilweise auch schon digitale Funktionen für Bibliotheksnutzer*innen wie über Telnet erreichbare Kataloge, die von Anfang an als integraler Bestandteil der BMS gesehen wurden (Borgman 1997).

Die Entstehung des World Wide Web in den 1990er Jahren hatte zunächst vor allem Einfluss auf die Benutzbarkeit der Kataloge, die Web-Oberflächen erhielten. Aber auch die anderen Komponenten der BMS wurden überarbeitet, und zwar zunehmend auch von kommerziellen Anbietern, während die ersten Systeme als Eigenentwicklungen von Bibliotheken entstanden. Die Landschaft an Systemen der 2. Generation war von den späten 1990er bis in die Nullerjahre sehr divers, ist zuletzt aber von vielen Übernahmen geprägt worden, so dass man von einem konsolidierten Markt sprechen kann (Breeding o. J.).

Seit den 2010er-Jahren vermarkten Anbieter eine neue Generation von BMS, die Next-Generation Library Management Systems, die auch Library Services Platforms genannt werden. Diese zeichnen sich durch verschiedene technische und funktionale Neuerungen aus. Die Datenhaltung erfolgt in der Regel cloudbasiert (auch wenn dies bei bei älteren Systemen im Grunde auch schon der Fall war), außerdem werden in der Regel mehr Schnittstellen zur Integration des Systems mit anderen Lösungen angeboten. Funktional wurden die Systeme vor allem um die Möglichkeit der Verwaltung von elektronischen Ressourcen erweitert sowie Statistik- und Reporting-Funktionalitäten verbessert.

Seit dem Ende der 1990er Jahre spielen auch wieder Lösungen eine Rolle, die nicht kommerziell sind. Diese Open Source-Lösungen haben in der Regel eine große Anwender Community und lassen einen vielfältigen Markt für Support- und Wartungsdienstleistungen zu.

Evolution der Bibliotheksmanagementsysteme

Quelle: Matthews und Block (2020), S. 7 [TODO: Ins Deutsche adaptieren]

Nach Matthews und Block (2020) lässt sich die Geschichte der BMS in sechs überlappende Epochen einteilen:

  1. System-Epoche: Erste Schritte in den 1950er bis in die 1970er-Jahre hin zur Entwicklung von Software, z. T sehr experimentell, die die klassischen Geschäftsgänge von Bibliotheken in einem digitalen System abbilden sollten - dadurch prägte sich der Begriff "Bibliothekssystem". Das Augenmerk bei der Entwicklung lag besonders auf Nachbildungen des Leihverkehrs unter besonderer Beachtung der Identifikation überfälliger Medien

  2. Epoche der Funktionalität: Kommerzielle Bibliothekssoftware-Anbieter begannen sich zu formieren, die erstmals eine integrierte Lösung der verschiedenen Automationsbereiche (Erwerbung, Katalogisierung, Zeitschriftenakzession, Verbuchung, Leihverkehr usw.) anboten. Hierdurch entstand die Bezeichnung "Integriertes Bibliothekssystem" (IBS), der auf den aus dem US-amerikanischen Raum übernommenen Begriff "Integrated Library System" (ILS) zurückgeht. In den 1980ern entstanden die ersten Online-Kataloge (OPAC), die die in Bibliotheken traditionellen Zettelkataloge nachbildeten.

  3. Nutzer*innen-Fokus-Epoche: Durch die Erkenntnis, dass sich die Gewohnheiten von Bibliotheks-Nutzer*innen im Zugang zu und Umgang mit Medien u.a. mit dem Aufkommen des WWW in ihrem Alltag zunehmend ändern (z.B. durch die Nutzung von Online-Shopping und Suchmaschinen), rückten die Bedürfnisse der Nutzer*innen immer mehr in den Fokus bei der Entwicklung von Bibliothekssystemen

  4. Epoche der Verbreiterung der Informationsressourcen: Der Übergang in eine Phase, bei der Medien nicht mehr erworben, sondern digital lizenziert werden. Entsprechend entwickelt sich das Bedürfnis nach einem Electronic Resource Management (ERM) und neuartige BMS unterfüttern zum Ende der Epoche diesen Wandel mit einer von Medientypen unabhängigen Ressourcenverwaltung.

  5. Discovery-System-Epoche: Systeme, die über den lokalen Medienbestand hinaus auch extern lizenzierte Inhalte über eine alleinige Suchplattform zugänglich machen, erfreuen sich zunehmender Beliebtheit bei den BMS-Betreiber*innen. Sie sollen den Nutzer*innen einen deutlichen Mehrwert bieten. Seit den 2010er Jahren sind es überwiegend kommerzielle Verlage, die umfangreiche e-Medien-Pakete oder Indizes von Volltext- und Bibliografie-Datenbank als lizenzierbare Resource Discovery Services anbieten.

  6. Wissensinnovation: Bibliotheken realisieren überwiegend, dass Discovery-Systeme nicht ihre gewünschte Wirkung entfalten und sie sich deutlicher von Plattformen großer Tech-Unternehmen abgrenzen müssen. Wissen soll neu erschlossen werden mit innovativen Technologien wie 3D-Druck, Virtual Reality (VR), Open-Access-Repositorien etc.

Komponenten

BMS sind in der Regel modular aufgebaut und verfügen mindestens über Module für folgende Funktionen:

  • Erwerbung

  • Katalogisierung / Erschließung

  • Ausleihe

  • ein Recherche-Modul, das sich vorwiegend an die Bibliotheksnutzenden richtet

Die Systeme der 1. und 2. Generation können als sehr ausgereift bezeichnet werden und lassen vielfältige Möglichkeiten zu, bibliothekarische Geschäftsgänge in einem hohen Detaillierungsgrad abzubilden. Nachfolgend werden diese entsprechenden Aufgabenbereiche skizziert.

Erwerbung

meint die Beschaffung benötigter Bestände bei Verlagen. Darunter fallen z.B. folgende Aufgabengebiete:

  • Bestellungen

  • Budgetverwaltung

  • Rechnungsverwaltung

  • Lieferantenverwaltung

  • Zeitschriften- und Fortsetzungsabonnements

  • Unterstützung EDIFACT-Standards

  • Buchbinder

\(\Rightarrow\) Siehe auch Prozessabbildung: Erwerbung

Katalogisierung

meint die Erschließung der verwalteten Medien und digitalen Quellen, z.B. anhand

  • Übernahme von Fremddaten

  • Anbindung an Verbünde

  • Integration digitalisierter Medien

\(\Rightarrow\) Siehe auch Prozessabbildung: Katalogisierung

Ausleihe

meint vorwiegend die Verwaltung physischer Medien bzw Objekte, regelt Interaktionen mit Nutzer*innen wie z.B.:

  • Abbildung komplexer Reglements nach Benutzer- und Medientypen, Standorten usw (siehe auch Benutzungsbedingungen)

  • Ausleihfristen

  • Verwaltung von Standorten

  • Versand von Benachrichtigungen

  • Anbindung an Selbstverbuchungslösungen

  • Mahngebühren

\(\Rightarrow\) Siehe auch Prozessabbildung: Ausleihe

Recherchemodul

Sicht für die Nutzer*innen auf Bestände der Einrichtung zur Recherche und Kontofunktionen

  • Katalog (auch OPAC genannt)

  • Benutzerkonto

\(\Rightarrow\) Siehe auch Prozessabbildung: Katalog

Die Next Generation-Systeme zeichnen sich gegenüber den Systemen der 1. und 2. Generation in der Regel durch andere Systemarchitekturen aus. Das heißt, sie verfügen über aktuellere technische Einzelkomponenten und Schnittstellen, auf deren Grundlage auch zahlreiche zusätzliche Funktionalitäten angeboten werden können. Im Einzelnen gibt es folgende Merkmale, die ein Next Generation-System kennzeichnen (Schweitzer 2016):

  • Angebot als Software as a Service (SaaS)

  • Mandantenfähigkeit

  • Interoperabilität durch offene, standardisierte und dokumentierte Schnittstellen

  • Verfügbarkeit von Datenbanken bzw. Knowledge Bases für bibliografische Daten und Lizenzinformationen

  • oftmals kein fest integrierter Katalog, sondern Schnittstellen zu Discovery-Systemen

  • Statistik-Werkzeuge

  • Erzeugung von Semesterapparaten

  • Anlegen von Favoriten-Listen

  • Anzeige von Buchcovern

Aktuell relevante Software-Produkte

Stand Mitte 2022 haben folgende aktuellen BMS die derzeit größte Marktreife und -durchdringung im deutschsprachigen Raum (Sortierung nach Name):

Organisation Marktstatus Open Source Individuelle Entwicklung
aDIS/BMS aStec ÖBs und WBs vor allem im BSZ nein durch aStec
Alma ExLibris WBs in Berlin, NRW, Bayerische Staatsbibliothek, Schweiz nein durch ExLibis, integrierte Apps in Eigenregie
Folio Open Library Foundation Einführung in WBs ja in Eigenregie oder durch Dienstleister
Koha Koha Community ÖBs und Spezialbibliotheken, in Planung im KOBV ja in Eigenregie oder durch Dienstleister
LBS OCLC WBs im GBV und Spezialbibliotheken nein durch VZG
LIBERO LIBERO/Knosys ÖBs und WBs nein durch LIBERO

Weitere BMS wie ExLibris Aleph, SISIS Sunrise und allegro werden zwar auch noch an vielen Bibliotheken eingesetzt, aber nicht mehr wesentlich weiterentwickelt. Das Cloud-basierte System WMS von OCLC ist in Deutschland bislang nur vereinzelt im Einsatz. Für BibliothecaPlus ist von OCLC ein Nachfolger angekündigt.

Darüber hinaus gibt es mehrere kommerzielle Systeme, deren Funktionsumfang auf bestimmte Arten von Bibliotheken zugeschnitten ist, beispielsweise:

  • Perpustakaan ist in Schulbibliotheken verbreitet und wendet sich auch an nicht-bibliothekarisch vorgebildetes Personal

  • NOS ist in internen Forschungs- und Behörden-Bibliotheken verbreitet

  • Quria von Axiell ist in skandinavischen ÖBs verbreitet und löst im deutschsprachigen Raum das BMS BIBDIA ab

Eine umfangreiche internationale Übersicht von BMS enthält der von Marshall Breeding gepflegte Library Technology Guide. Für den Deutschsprachigen Raum gibt es Übersichten von Verbundzentralen oder Büchereifachstellen, z.B. Kluge (2022) für öffentliche Bibliotheken. Darüber hinaus sind Daten zu BMS systematisch in Wikidata erfasst und können beispielsweise unter https://w.wiki/574K abgefragt werden.

Der IT-Lebenszyklus von BMS ist mit mehr als 20 Jahren im Vergleich zu anderen IT-Systemen eher lang. So wurde beispielsweise Folio im Rahmen des Open Library Environment Project bereits 2009 initiiert und wird wahrscheinlich erst im nächsten Jahrzehnt in die Wartungsphase übergehen.

Vergleich mit anderen Managementsystemen

Aufgrund der hohen Kosten für die Einführung oder die Migration eines BMS dürfte sich für viele Entscheider*innen die Frage stellen, ob sich die Investition lohnt bzw. ob sich die Aufgaben auch mit anderen Lösungen erledigen lassen (siehe hierzu Beschaffung und Marktanalyse).

Systeme zur Automatisierung von Geschäftsprozessen gibt es in verschiedenen Branchen. Eine genauere Betrachtung der Aufgaben, die durch Automatisierung unterstützt werden sollen, kann aufzeigen, ob dafür ein Bibliotheksmanagementsystem oder eine andere Lösung besser geeignet ist.

Die folgenden Alternativen sind möglicherweise für kleine Einrichtungen relevant, die über sehr überschaubare Bestände verfügen und kaum oder wenig ausleihen:

Erfassung von Medien:

  • Listen in einer Tabellenkalkulation (Excel, LibreOffice, …)

Erfassung und Web-Präsentation von Medien:

Ausleihe

Erwerbung

Nutzerdatenverwaltung

  • IDM-Systeme

Bibliotheken mit einem jährlichen Zuwachs von über 500 Medien und verschiedenen Nutzertypen und Ausleihbedingungen werden ist die Nutzung eines BMS zu empfehlen, da hier eine gewisse Prozesseffizienz einerseits und eine Erschließungs- und Dienstleistungsqualität andererseits zu erreicht werden können. Als gedankliches Experiment ist die Überlegung, auf ein BMS zu verzichten, jedoch gut geeignet, um sich über die Anforderungen klar zu werden. Insbesondere die Rolle des Bibliothekskataloges als Schnittstelle zu den Bibliotheksnutzer*innen kann und sollte kritisch hinterfragt werden. Beispielsweise gab es Überlegungen der Universitätsbibliothek in Utrecht, auf dieses klassische Instrument gänzlich zu verzichten.

Integration des BMS mit anderen IT-Systemen

Innerhalb der Bibliothek werden BMS meist zusammen mit anderen Softwaresystemen eingesetzt. Insbesondere sind dies:

  • Selbstbedienungsautomaten (Ausleihe, Rücknahme, Sortierung von Medien, Bezahlung von Gebühren)

  • Dokumentenserver, Content Management Systeme und andere Repositorien

  • Workflowsysteme (Digitalisierung von Altbestand; Publikationsunterstützung, …)

Weitere Systeme müssen für eine effektive Arbeit sinnvoll mit dem BMS verbunden werden:

  • Haushaltssysteme wie SAP, HIS Haushalt-ERP

  • Identitätsmanagementsysteme (Account-Verwaltung)

  • Lieferantensysteme (bibliographische Daten, Bestell- und Rechnungsdaten)

Im bibliothekarischen Umfeld sind folgende Systeme relevant:

Für die regionale und überregionale Literaturversorgung (physische, Print-Medien, E-Medien) spielt die Anbindung an folgende Systeme eine wesentliche Rolle

  • Fernleihe

  • Dokumentenlieferdienste (wie Subito und Fachinformations-Lieferdienste)

Die Anbindung an die entsprechenden Dienste (Zentraler Fernleih-Server, Fernleihdienst, Subito-Server etc.) ist für viele, aber durchaus nicht alle Bibliotheken relevant.

Im Zusammenhang mit dem Aufbau der Fachinformationsdienste für die spezialisierte Informationsversorgung in Deutschland werden in zunehmendem Maße Fachportale entwickelt. Relevante Katalog-Informationen werden aus möglichst vielen Bibliotheken regelmäßig abgerufen (Harvesting), in ein einheitliches Datenformat übertragen und anschließend als gemeinsamer Index für die übergreifende Recherche in Discovery-Systemen angeboten. Die BMS müssen entsprechend über Standardschnittstellen die relevanten Katalogdaten in einem vereinbarten Datenformat bereitstellen.

Verbundkataloge

In Deutschland haben sich Katalogverbünde in den 1970er und 1980er Jahren entwickelt. Zunächst haben sich die wissenschaftlichen Bibliotheken meistens auf Bundesland-Ebene für die Rationalisierung der Katalogisierung zu Verbünden zusammengeschlossen. Inzwischen sind in diesen Verbünden auch öffentliche Bibliotheken vertreten. Darüber hinaus gibt es mit WorldCat einen internationalen Verbundkatalog. Die Anbindung an WorldCat geschieht jedoch in der Regel nicht direkt über das lokale BMS sondern über den Bibliotheksverbund.

Folgende Bibliotheksverbünde gibt es:

Verbund Verbundkatalog System
BVB B3Kat ALEPH (Ex Libris)
BSZ K10plus CBS (OCLC)
GBV K10plus CBS (OCLC)
hebis hebis CBS (OCLC)
hbz hbz

Aleph (Ex Libris)

Alma-Netzwerkzone (Ex Libris)

KOBV B3Kat Aleph (Ex Libris)
VÖBB (öffentliche Bibliotheken) VÖBB aDIS/BMS (aStec)
Österreichischer Bibliothekenverbund OBV Alma-Netzwerkzone (Ex Libris)
Swiss Library Service Platform (SLSP) swisscovery Alma

Anbindung an Verbundkataloge/Verbundkatalogisierung

Die Übernahme von bibliografische Daten oder - bei elektronischen Medien - Paket -bzw. Lizenzinformationen aus anderen Systemen ist für eine Bibliothek unabhängig davon, ob sie in einem Verbund organisiert ist, von Interesse. Eine Anbindung von bibliografischen Datenquellen, z.B. per Z39.50, für die Übernahme der entsprechenden Daten gilt daher als Mindeststandard. In Verbünden organisierte Bibliotheken katalogisieren in der Regel bereits in Verbunddatenbanken und wollen die Katalogisate dann verzögerungsfrei in die lokalen Systeme übernehmen.

Für Informationen zu elektronischen Medien gibt es neben den Verbunddatenbanken weitere Datenbanken bzw. Knowledge Bases, aus denen Paket- und Lizenzinformationen hervorgehen. Diese sind zum Beispiel

  • die Zeitschriftendatenbank (ZDB) als zentrales Nachweissystem für Zeitschriften und Fortsetzungen in deutschen und österreichischen Bibliotheken

  • die GoKB als kooperativ gepflegte Knowledge Base für elektronische Ressourcen

Statistik und Reporting

Mitunter verfügen BMS über eigene Module für die Erstellung von Statistiken. Folgende Statistiken sind typischerweise erforderlich:

  • Arbeitsstatistiken - Für die tägliche Arbeitsorganisation und die Abrechnung der Arbeitsleistungen gegenüber den Stakeholdern müssen in regel- und unregelmäßigen Abständen Statistiken und Bericht aus dem BMS erstellt werden. Die Inhalte werden von den Stakeholdern bestimmt.

  • Deutsche Bibliotheksstatistik - Bibliotheken können sich entscheiden, Daten für die Deutsche Bibliotheksstatistik zu erfassen. Die notwendigen Daten sollten über das BMS ermittelt werden können. Durch die einheitliche Definition der statistischen Kennzahlen ist eine umfassende, vergleichende Auswertung aller Bibliothekssparten (wissenschaftliche, öffentliche, Spezialbibliotheken) möglich.

  • Sonderstatistiken wie Statistiken der Fachinformationsdienste (FID)

Bei den Systemen der 1. und 2. Generation ist es bisweilen nötig, zusätzliche Werkzeuge zum Einsatz zu bringen, um alle gewünschten Berichte zu erstellen (z.B. BibControl oder Crystal Reports). Während die integrierten Module vor allem auf die Daten des eigenen Systems fokussiert sind, können externe Werkzeuge auch Fremddaten aufnehmen, zum Beispiel Daten aus Besucherzählern.

Bibliotheksorganisation

Bei der Implementierung oder Anpassung eines BMS ist die Organisation der Bibliothek, die Gestaltung der Prozesse sowie die räumliche Situation zu berücksichtigen. Handelt es sich zum Beispiel um einen öffentliche oder wissenschaftliche Bibliothek? Ist die Organisation als ein einschichtiges oder zweischichtiges System angelegt? Ist es eine einzelne Bibliothek oder eine Zentralbibliothek mit Zweigstellen?

Auch die Aufstellung der Medien innerhalb der Gebäude nimmt Einfluss auf die Ablauforganisation und damit die Konfiguration des Systems. Dies lässt sich anhand der folgenden Beispiele darstellen:

  • Bücher können in einer anderen Zweigstellen ausgeliehen werden.

  • Die Bibliothek verfügt über einen Magazinbestand, also physische Medien, die für die Nutzenden nicht unmittelbar zur Verfügung stehen.

In beiden Fällen muss auch der Bestellprozess über das System abgebildet werden. Im Magazin bzw. der Zweigstelle sind der Anschluss und die Aufstellung von Druckern für die Erzeugung von Bestellzetteln zu berücksichten. Sind die Medien für die Bibliotheksnutzenden direkt zugänglich, entfällt der Bestellschritt und der abzubildende Prozess beginnt mit der Ausleihverbuchung.

Auch das Rechtemanagement eines BMS ist abhängig von der Größe der Organisation. So sind ggf. verschiedene Berechtigungsstufen für die Bearbeitung von Daten im BMS für die Bibliotheksbeschäftigen einzuführen. Die Berechtigungen bilden die Arbeitsorganisation ab und berechtigen z.B. zum Lesen, Anlegen, Editieren oder Löschen von Ausleihbestellungen, Benutzenden- oder Katalogdaten, Erwerbungsunterlagen, Gebühreninformationen u.ä.

Benutzungsbedingungen

Die Benutzungsbedingungen werden durch die Ausleihpolitik der Bibliothek bestimmt. Die Gestaltung der Bedingungen erfolgt sowohl bezogen auf die Medien und die Bibliotheksbenutzenden. Dabei geht es um die Frage, was von wem ausgeliehen werden darf und, wenn eine Ausleihe möglich ist, wie und für welchen Zeitraum diese erfolgen kann.

Eine Grundlage zur Abbildung der Benutzungsbedingungen ist die Definition von Benutzungsgruppen. Die Benutzungsgruppen werden durch verschiedene Kriterien charakterisiert. Zur Illustration zwei Beispiele:

  • Gruppenbildung Universitätsbibliothek:

    • intern: Studierende, Lehrende, weitere Universitätsangehörige

    • extern: externe Wissenschaftler*innen, interessierte Öffentlichkeit

  • Gruppenbildung öffentlichen Bibliothek: Kinder, Jugendliche, Erwachsene

Die Einteilung von Bibliotheksnutzenden in Gruppen dient der einfacheren Zuweisung von Rechten und Ausleihbedingungen, wird aber auch für statistische Zwecke genutzt. Die Ausleihpolitik bestimmt, welche Rechte den verschiedenen Benutzungsgruppen zugewiesen werden. So erfolgt z.B. die Gruppeneinteilung in öffentlichen Bibliotheken i.d.R. nach dem Alter. Einerseits wird damit die Zugänglichkeit der Medien für Kinder und Jugendliche gesteuert. Andererseits dient diese Gruppierung der Einstufung der Gebühren (Kinder und Jugendliche zahlen oft weniger oder keine Gebühren).

Neben den Gruppen werden Ausleihbedingungen auch auf die Medien bezogen. Zur Illustration:

  • Präsenzbestände vs. ausleihbare Medien,

  • besonders wertvolle Medien oder

  • elektronische Publikationen, die nur unter bestimmten Bedingungen und von bestimmten Benutzergruppen genutzt werden können.

Benutzungsbedingungen werden also sowohl durch die Zugehörigkeit zu einer Benutzungsgruppe als auch durch das Medium selbst bestimmt. Die Beschreibung der Benutzungsbedingungen ist somit eine wesentliche Voraussetzung für die Einrichtung des Ausleihmoduls eines BMS.

Datenverwaltung in BMS

Ein BMS verwaltet zum einen Daten über die von der Bibliothek bereitgestellten oder vermittelten Ressourcen (vor allem physische und digitale Medien) und zum andern Daten über wesentlichen Arbeitsprozesse (beispielsweise Erwerbung und Ausleihe). Dabei lassen sich grob drei Arten von Daten unterscheiden:

  • Bibliographische Metadaten zur Beschreibung von Ressourcen

  • Digitale Inhalte wie Volltexte, Digitalisate und andere digitale Publikationen

  • Verwaltungsdaten zur Unterstützung von Workflows

Die Datenhaltung erfolgt in der Regel in relationalen Datenbanken (MySQL, Oracle).

Zur sinnvollen Verarbeitung von Daten im BMS und in Integration mit anderen System müssen Daten bestimmten Datenformaten entsprechen, über Schnittstellen abruf- und ggf. änderbar sein und Mindestanforderungen an die Datenqualität genügen.

Bibliographische Metadaten

Bibliographische Metadaten in Form von Titel-, Exemplar- und Normdaten bilden den Kern den klassischen Katalogs. An anderer Stelle tauchen diese Daten beispielsweise als Suchindizes für Discovery-Systeme auf. Das BMS verwaltet diese Daten um Ressourcen Auffindbar und Zugreifbar zu machen. Diese Daten können von verschiedenen Bibliotheken gemeinsam genutzt und in der Regel frei zur Verfügung gestellt werden (siehe Kapitel zu Open Data).

Digitale Inhalte

Dies sind letztendlich die Daten die für die Nutzenden der Bibliothek vor allem von Interesse sind. Im Falle von Open Access Publikationen bietet das BMS nur einen möglichen Weg zum Zugriff, für erworbene oder lizenzierte Inhalte muss das BMS dagegen unterschiedliche Zugriffsrechte unterstützen.

Digitale Inhalte werden in der Regel nicht direkt im BMS sondern in eigenen Content Management Systemen (CMS) und Repositorien verwaltet. Ein BMS muss mit diesen Systemen durch Verwendung gemeinsamer Datenformate, Import, Export und Verlinkung zusammenarbeiten können. Der Unterschied zwischen Metadaten und Inhalten ist dabei mitunter fließend und hängt vom Anwendungsfall ab. Reicht es oft Publikationen grob mit Metadaten zu beschreiben, so umfasst in anderen Fällen die Erschließung von Publikationen auch Dokumentstrukturen und inhaltliche Bestandteile wie z.B. einzelne Abbildungen.

Verwaltungsdaten

Verwaltungsdaten dienen der Unterstützung von Arbeitsabläufen innerhalb der Bibliothek (siehe Prozessabbildung). Diese Daten sind zum größten Teil nicht öffentlich und müssen insbesondere im Falle von Daten von Nutzenden im Rahmen des Datenschutz vertraulich behandelt werden.

Zur Interoperabilität mit anderen Informationssystemen innerhalb der eigenen oder übergeordneten Einrichtung gibt es in der Regel nur wenig übergreifend etablierte Standards und Schnittstellen, so dass hier oft zusätzliche Anpassungen an das BMS notwendig sind.

Datenformate und Schnittstellen

Da Computer nicht selbständig mitdenken und interpretieren können, müssen Daten nach klar definierten Regeln aufgebaut sein. Diese Regeln sollten möglichst genau dokumentiert sein. Damit verschiedene Systeme Daten austauschen können, sollten möglichst etablierte Standardformate verwendet werden.

Trotz gemeinsamer Standards ist ein genaues Hinschauen immer erforderlich, da sich die Handhabung gleicher Formate in der Praxis zwischen verschiedenen Systemen und Einrichtungen unterscheidet.

Neben Standardformaten gibt es speziellere Anwendungsformate. Diese basieren allerdings in der Regel auf allgemeinen Strukturierungssprachen (CSV, XML, JSON oder RDF) die je nach BMS besser oder schlechter unterstützt werden.

  • Beispiele für bibliographische Standardformate sind MARC21, BIBFRAME und als kleinster gemeinsamer Nenner Dublin Core. Das PICA-Format bzw. darauf aufbauende Formate ist vor allem als Internformat in den Bibliotheksverbünden GBV, BSZ und an der DNB verbeitet.

  • Verbreitete Metadaten-Schnittstellen sind Z39.50, SRU und OAI-PMH.

  • Beispiele für relevante Formate und Schnittstellen für digitale Inhalte sind PDF, METS/MODS und IIIF.

  • Beispiele für relevante Schnittstellen für BMS-Verwaltungsdaten sind LDAP und PAIA.

Eine umfassende Übersicht von Datenformaten mit Schwerpunkt auf Formate, die für Bibliotheken relevant sind, bietet die Seite https://format.gbv.de.

Datenqualität

Im Gegensatz zu physischen Dingen ist Daten von außen nicht anzusehen, ob sie unvollständig, veraltet oder aus anderen Gründen fehlerhaft sind. Ohne kontrolliertes Qualitätsmanagement muss davon ausgegangen werden, dass die Qualität von Daten kontinuierlich abnimmt. Zur Ermittlung und Verbesserung der Datenqualität tragen bei:

  • Richtlinien legen einheitliche Regeln für Daten fest, beispielsweise durch Katalogisierungsregeln wie RDA (Soll-Stand)

  • Validierung ermittelt die Übereinstimmung von Daten mit formal definierten Vorgaben (Ist-Stand)

  • Statistiken geben quantitative Auskunft, zum Beispiel über die Anzahl erfolgreich importierter oder exportierter Datensätze

Nicht zuletzt beeinflussen auch die Möglichkeiten der Ein- und Ausgabe von Daten ihre Qualität, beispielsweise über die Usability der Katalogisierung.

Marktanalyse und Beschaffung

Der deutschsprachige BMS-Markt 2022 ist überschaubar. Für den Entscheidungsprozess sind daher vor allem auch der Umfang der gewünschten und gewichteten Funktionalitäten, Varianten des Betriebs (gehostet oder lokal) oder auch die Mitgliedschaft in einem Verbund als Kriterien heranzuzuziehen.

Die Beschaffung eines BMS ist für eine Bibliothek eine große Herausforderung, nicht nur wegen der zu kalkulierenden Kosten sondern auch wegen des erheblichen Einflusses auf alle bibliothekarischen Arbeitsschritte. Der Aufwand für die Migration von Altdaten, die Revision von Geschäftsgängen und die Schulung von Personal muss bei der Beschaffung berücksichtigt werden. Nicht zuletzt ist die Wahl eines BMS auch eine strategische Entscheidung, da die Möglichkeiten auf zukünftige Anforderungen einzugehen je nach System und eigenen Ressourcen unterschiedlich ausfällt.

Es kann auch eine ethisch-moralische Entscheidung oder ein Commitment zu einer ökologisch-nachhaltigen Betriebsführung (öffentliche Einrichtungen als Vorzeigecharakter für einen ökologischen Wandel) sein, die Aspekte der nachhaltigen Beschaffung zu berücksichtigen, wie sie sich bei BMS als auch anderen IT-Anwendungen stellen, etwa die Konsequenzen des ökologischen Fußabdrucks der genutzten Infrastruktur (z. B. CO2-Ausstoß des Rechenzentrums).

Auch aus datenschutzrechtlicher Perspektive gibt es Voraussetzungen zu berücksichtigen, die gegen die Anschaffung bestimmter BMS-Lösungen sprechen (siehe Abschnitt Datenschutz).

Vor diesem Hintergrund ist die Auswahlentscheidung für einzelne Bibliotheken oft ein langwieriger Prozess. Bei Teilnahme an einem Verbund können sich Bibliotheken durch diesen über die BMS, die vom Verbund unterstützt werden, informieren und beraten lassen (siehe Übersicht deutscher Verbundsysteme). Die Beschaffung und Einführung von BMS liegt immer in der Verantwortung der jeweiligen Bibliothek oder der Einrichtung, zu der die Bibliothek gehört.

Die Gründe für einen Systemwechsel sind primär technischer oder finanzieller Natur. Beispielhaft werden folgend einige Gründe aufgezählt:

  • Das Altsysteme ist technisch überholt oder wird nicht mehr gewartet.

  • Es fehlen Schnittstellen für die Integration des BMS in die lokale Informationsinfrastruktur.

  • Die Kosten für den laufenden Betrieb sind zu hoch und sollen mit einem anderen System gesenkt werden.

  • Eine Funktionserweiterung, z.B. für die Verwaltung von elektronischen Ressourcen, kann an dem bestehenden System nicht mehr vorgenommen werden.

Entscheidungsprozess

Ein Entscheidungsprozess umfasst typischerweise folgende Schritte:

  1. Workflowanalyse: Dokumentation bestehender und zukünftig gewünschter Prozesse, die mit dem BMS abgebildet werden sollen

  2. Anforderungsanalyse: Zusammenstellung und Priorisierung der gewünschten Funktionalitäten und strategischen Zielen unter Einbeziehung aller Stakeholder

  3. Marktanalyse: Auswahl der in Frage kommenden Lösungen und Betriebsmodelle

  4. Evaluation: Vertiefte Beschäftigung mit einer Auswahl von Lösungen durch Ausprobieren von Test-Installationen und Kontakt mit Anwendungsbibliotheken

  5. Aufwandsabschätzung von Migration, Einrichtung und Schulung

  6. Ausschreibung, falls erforderlich

  7. Auswahlentscheidung

Auswahlkriterien eines BMS

Es kann davon ausgegangen werden, dass die aktuell am Markt verfügbaren Systeme die klassischen Geschäftsgänge (siehe Kapitel Prozessabbildung) einer Bibliothek gut abbilden können. Die Anforderungen aus dem Kapitel Nutzer*innenzentrierte Gestaltung gelten grundsätzlich natürlich auch hier.

Die Betrachtung einzelner Systeme einschließlich der Nutzungsszenarien und Use Cases kann sehr aufwändig werden. Daher empfiehlt es sich, die gewünschten Funktionalitäten zu bestimmen und durch die Stakeholder bewerten zu lassen. Die Bewertung kann beispielsweise in Form einer Matrix geschehen, in der die Funktionalitäten nach ihrer Bedeutung/Wichtigkeit einerseits und den zu erwarteten Aufwänden andererseits eingeordnet werden.

Zur Evaluierung der BMS können bestehende Anforderungskataloge für die Evaluierung von BMS herangezogen werden, zum Beispiel der gemeinsam von HBZ und VZG entwickelte Kriterienkatalog. Dieses umfangreiche Dokument zeigt die Anforderungen an alle Komponenten auf Grundlage der Analyse von sehr ausgereiften Prozessen in Altsystemen auf. Es empfiehlt sich, insbesondere diejenigen Funktionalitäten genau zu überprüfen, die strategisch von besonderer Bedeutung sind.

Marktanalyse

Da es sich bei BMS um relativ spezialisierte Software handelt und in den letzten Jahren einige Produkte aufgekauft oder eingestellt wurden, ist der Markt sehr überschaubar (siehe Kapitel aktuell relevanten BMS).

Neben der Wahl konkreter Produkte gibt es grundsätzlich drei Möglichkeiten:

  • Beitritt zu einem Bibliotheksverbund und Nutzung eines BMS, das von diesem Verbund unterstützt wird, zu den jeweils gültigen Konditionen

  • Lizenzierung eines kommerziellen BMS und Einkauf einschlägiger Dienstleistungen für Hosting, Wartung und Support sowie Migration und individuelle Konfiguration

  • Implementierung und individuelle Konfiguration eines Open Source-BMS, entweder in Eigenregie oder durch vollständige oder punktuelle Unterstützung von einschlägigen Dienstleistern für Hosting, Wartung und Support sowie Migration und individuelle Konfiguration

Die Vor- und Nachteile im Überblick:

Verbund kommerzielles BMS Open Source BMS
Vorteile

regelmäßige Produktentwicklung

gewisser State-of-the-Art garantiert

klare Kosten- und Leistungsstruktur

große Anwendungscommunity

regelmäßige Produktentwicklung

einheitlicher Leistungsumfang

klare Verantwortlichkeiten

niedrige Anschaffungskosten

große Anwendungscommunities

oftmals regelmäßige Produktenwicklung

viele Dienstleister, die Services rund um Migration, Betrieb und individuelle Anpassung anbieten

offene Schnittstellen und Formate

Nachteile

begrenzte individuelle Anpassung

Wartezeiten bei individueller Anpassung

eher geringe individuelle Anpassbarkeit

relativ hohe und intransparente Preise

Abhängigkeit bei der Weiterentwicklung

evtl. Verlust der Datenhoheit

z.T. proprietäre (herstellerspezifische) Systeme und Schnittstellen

erfordert eigene IT-Kapazitäten oder Outsourcing

Risiko der Sicherung von Nachhaltigkeit und Kompatibilität

Verbünde bieten in der Regel ein oder zwei Lösungen an, die entweder kommerziell oder Open Source sind. Die Mitgliedschaft in Verbünden kann ein kostengünstiger Weg sein, um mit einem BMS und dazugehörigen Dienstleistungen versorgt zu werden. Allerdings steht möglicherweise nicht allen Bibliotheken die Mitgliedschaft in einem Verbund offen oder bedingt andere Nachteile (z.B. den Zwang, an der Fernleihe teilzunehmen und begrenzte Möglichkeiten zur individuellen Anpassung der Software).

Bei kommerzieller Software fallen typischerweise Lizenzkosten an, die sich nach der Größe der Bibliothek oder der übergeordneten Einrichtung richten (z.B. an der Anzahl von Mitarbeitenden, Studierenden oder Einwohner). Dabei werden einmalige Beschaffungs- und jährlichen Wartungskosten unterschieden. Es muß klar vereinbart werden, welche Dienste mit den Wartungskosten (Support, Update auf neue Versionen, …) abgegolten sind.

Der Betrieb der Lösungen kann von den Anbietern oder anderen Dienstleistern (Verbund, andere kommerzielle Anbieter) übernommen werden (Cloud/Software as a Service), d.h. die Bibliotheken brauchen keine eigenen Server zur Verfügung stellen und administrieren. Eine Installation auf eigenen Servern (On-Premise-Lösung) erfordert hingegen eigenes, ausgebildetes Personal.

Bei Open Source-Lösungen gibt es keine initialen Anschaffungskosten. Bei Verfügbarkeit entsprechender Server-Infrastruktur und erfahrenem Personal kann eine Bibliothek die Software selbst installieren und in Betrieb nehmen oder diese Leistungen von Dienstleistern einkaufen.

Die initiale Konfiguration sowie die Migration von Daten aus einem Alt-System können ebenso von den Bibliotheken selbst durchgeführt werden oder sind Teil des Kauf-/Wartungsvertrages.

Die laufende Betreuung des Betriebs von BMS erfordert speziell geschultes und berechtigtes Personal - sogenannte System-Bibliothekar*innen. In wenigen Fällen wird die Systembetreuung an Dienstleister (beim Hoster) übergeben.

Prozessabbildung

Für den Einsatz eines BMS bilden Prozessbeschreibungen bzw. Workflows eine wesentliche Grundlage. Auf der Basis der Abbildung der Kernprozesse wie Erwerbung, Katalogisierung, Ausleihe sowie der Rolle des Systems und anderer Akteure können Anpassungen (leichter) vorgenommen werden.

Zur Modellierung, Dokumentation und Visualisierung von Workflows bietet sich klassischerweise eine Modellierungssprache wie BPMN (Business Process Model and Notation) an. Für diese und verwandte Sprachen existieren umfangreiche Werkzeuge und Toolchains, mit denen einerseits Prozesse erstellt werden können, gleichzeitig aber auch – sollte das nötig sein – die modellierten Prozesse automatisiert werden können. Im Endeffekt bedeutet dies, dass aus dem Prozessmodell Programmcode erzeugt wird.

Lässt man die Aspekte der Prozessautomatisierung oder Codegenerierung außer acht, so lässt sich auch eine abgespeckte BPMN-ähnliche Semantik nutzen, um Prozesse zu dokumentieren und zu visualisieren. Andere Alternativen zur Modellierung finden sich in den verschiedenen Diagrammformen der UML (Unified Modelling Language).

Aus heutiger Sicht sollten für die im Folgenden genannten Bereich Prozessbeschreibungen erstellt werden, damit potentielle BMS an Hand dieser geprüft werden können. Hierbei könnten sich Notwendigkeiten für Änderungen in den Prozessabläufen der Bibliothek ergeben, die auf Basis der Beschreibungen genauer adressiert werden können.

Nutzende

Als Nutzende werden in diesem Kapitel diejenigen Menschen bezeichnet, die mit einem BMS interagieren. Man unterscheidet zwischen den Bibliotheksbeschäftigten, die mit dem Modulen Ausleihe, Erwerbung, Katalogisierung, ERM etc. interagieren, und den Bibliotheksnutzenden (oft auch als Leser*innen bezeichnet), die mit dem BMS über das Modul OPAC oder nur indirekt über ein Discovery-System oder ein anderes Drittsystem mit dem BMS in Kontakt kommen.

User-Interfaces für verschiedene BMS-Anwender*innen

Die Bibliotheksbeschäftigten und die Bibliotheksnutzenden haben verschiedene Sichtweisen auf ein BMS. Bibliotheksbeschäftigte müssen über das User-Interface bei ihrer Arbeit spezifisch durch die Workflows geführt werden. Dabei ist auf eine einheitliche Benutzungsführung und Gestaltung der Oberfläche zu achten.

Für die Bibliotheksnutzenden steht die Information über die Dienste der Bibliothek, deren Bestand und die Nutzung des Bestandes im Vordergrund. Bibliotheksnutzende kommen dabei häufig mit mehreren IT-Systemen in Kontakt (BMS- OPAC-Modul, Web-Server, Discovery-System, …). Daher sollte auch hier auf eine einheitliche Oberfläche der eingesetzten IT-Systeme geachtet werden, auch bezüglich Accounts und Login, zumindest aber auf ein einheitliches Design und eine einheitliche Benutzerführung.

Es ergeben sich daraus die folgenden Anforderungen

  1. Intuitive Benutzbarkeit

  2. Barrierearme Gestaltung

  3. Responsivität

Diese Themen werden auch in den Abschnitten zu rechtlichen Rahmenbedingungen und im Kapitel zu den Anforderungen an Bibliotheks-IT angesprochen.

Erwerbung

Ein BMS sollte das Bibliothekspersonal bei den folgenden Aufgaben unterstützen:

  1. Überprüfen von vorhandenen Beständen (Vorakzession)

  2. Aufgabe von Bestellungen bei definierten Lieferanten auf verschiedenen Wegen

  3. Verwaltung von Lieferantendaten

  4. Anlegen und Verwalten von Bestellungen von Zeitschriften und Fortsetzungswerken

  5. Überwachung von Bestellungen

  6. Anlegen und Verwalten von Budgets

  7. Akzessionierung von Medien

  8. Rechnungsverwaltung inkl. Schnittstellen für haushalterische Systeme

  9. Verwaltung von Bindeaufträgen

  10. Verwaltung von Nicht-Kauf-Bestellungen

Diese Aufgaben lassen sich mit den am Markt befindlichen Systemen in der Regel gut abbilden. Allerdings werden die meisten Bibliotheken für die Verwaltung von notwendigen Bestellungen von Materialien jenseits des Bibliotheksbestandes (Büromaterial, IT-Ausstattung etc.) zusätzliche haushalterische Systeme einsetzen. Das Erwerbungsmodul ist insofern meist nur eine Komponente im Haushaltswesen.

Verwaltung von elektronischen Ressourcen

Für die Verwaltung elektronischer Ressourcen sollten folgende Aufgaben unterstützt werden:

  1. Erfassung von Lizenzinformationen nach unterschiedlichen Erwerbungsmodellen wie Pakete, Allianz- oder Nationallizenzen

  2. Zuordnung von digitalen Inhalten zu Paketen

  3. Verwaltung von Paketen

  4. Bezug von bibliografischen Daten von Aggregatoren und Verlagen

  5. Unterstützung der direkten Verlinkung auf Volltexte aus Katalogen und Discovery-Systemen

  6. Auslieferung von aussagekräftigen Zugangsinformationen in Kataloge und Discovery-Systeme

  7. Unterstützung bei der Bereitstellung von digitalen Inhalten jenseits von proprietären Apps

Die BMS der 1. und 2. Generation haben erhebliche Defizite bei der Verwaltung von elektronischen Ressourcen. Die Bereitstellung von entsprechenden Funktionalitäten ist daher ein Alleinstellungsmerkmal von BMS der neuen Generation.

Alternativ können aber auch separate, sogenannte Electronic Resource Management-Tools eingesetzt werden (Coral, GoKB und LAS:eR).

Katalogisierung

Bei der Katalogisierung müssen folgende Tätigkeiten unterstützt werden:

Erfassung von unterschiedlichen Medientypen gemäß aktueller Metadaten-Standards

  1. Übernahme von Katalogdaten aus Bibliotheksverbünden

  2. Möglichkeit der Integration von Normdaten

  3. Erfassung von lokalen Daten

  4. Konfigurierbarkeit von Erfassungsmasken

Katalog

Der Katalog ist die Sicht für die Bibliotheksnutzer*innen auf die Bestände der Bibliothek. An das Katalogmodul werden folgende Anforderungen gestellt:

  1. Web-Interface nach aktuellen Standards bezüglich Barrierefreiheit, Responsivität etc.

  2. Angebot von Möglichkeiten der Suche nach bekannten Titeln

  3. Angebot von Möglichkeiten der Suche nach Themen

  4. Filterung von Trefferlisten nach formalen oder inhaltlichen Kriterien bzw. Standorten

  5. Anzeige von Verfügbarkeitsinformationen

  6. Anzeige von Neuerwerbungslisten

  7. Kontobezogene Funktionalitäten (Einsicht, Verlängerung, Vormerkung, Bestellungen)

  8. Anzeige von Neuigkeiten und wichtigen Links auf der Startseite des Katalogs

  9. Anpassbarkeit der Katalogoberfläche an das Corporate Design (wenigstens Logo und Farbschema)

In der Geschichte der BMS war das Katalogmodul eher ein Nebenprodukt der Katalogisierungsarbeit. Durch die Veränderungen im Informationsverhalten seit Entwicklung des WWW ist insbesondere auf das Katalogmodul ein besonderer Innovationsdruck entstanden. Auf diesen Druck haben Bibliotheken mit dem Angebot von Discovery-Systemen reagiert, die als alternative Benutzungsschnittstelle zu den klassischen OPACs aufgebaut wurden und neben einem modernen Design auch Suchmaschinen-typische Funktionen wie Facettierung oder Unterstützung bei der Formulierung von Suchbegriffen bieten. Diese Funktionen sind in den BMS der neuen Generation standardmäßig enthalten.

Es entstanden durch den erwähnten Innovationsdruck verschiedene Konstrukte, die Daten der Bibliothek den Nutzenden zur Verfügung zu stellen:

  1. Klassischer Katalog (OPAC) als Bestandteil des BMS

  2. Katalog als separates Modul (nicht Bestandteil des BMS), selbst entwickelt, zugekauft oder als Open Source

  3. Discoverysystem als Bestandteil des BMS: Daten aus dem eigenen Bestand sowie Fremddaten, die als Metadaten zur Verfügung stehen.

  4. Discoverysystem als zugekauftes Modul eines anderen Herstellers oder als Eigenbau mit zugekauften Metadaten oder als Open Source mit offenen Daten oder zugekauften Metadaten.

Bei Punkt 4 entsteht die Herausforderung, die im BMS gehosteten Informationen, zum Beispiel über den Ausleihstatus/Verfügbarkeit, auch in der Oberfläche des Discovery-Systems aktuell darzustellen.

Ausleihe

Ein BMS sollte die folgenden Aufgaben der Ausleihe unterstützen:

  1. Anlegen von Nutzergruppen, Standorten, Medienarten

  2. Abbildung der in den Benutzungsordnungen festgelegten Ausleihbedingungen, z.B. Leihfristen nach Nutzergruppen, Standorten, Medienarten

  3. Verbuchung von Medien (Ausleihe, Rücknahme)

  4. Konfiguration von Ausdrucken für Bestellzettel und Vormerkungen

  5. Ermöglichen von Bestellungen und Vormerkungen

  6. Mahnwesen (Fristen, Mahnstufen)

  7. Benachrichtigungen für Bestellungen, Vormerkungen, Mahnungen, Leihfristerinnerungen

  8. Gebührenverwaltung

  9. Erzeugung von Listen (überfällige Medien, nicht abgeholte Vormerkungen)

  10. Anbindung an Bezahlsysteme (Kassenautomaten, Online-Bezahlsysteme)

  11. Anbindung von Verfügbarkeits- und Kontoinformationen an Discovery-Systeme

  12. Anbindung an Automatisierungslösungen und externe Verbuchungssysteme (etwa mittels RFID)

Die Parametrisierung der Ausleihe ist ein besonders komplexer Bereich der BMS-Installation aufgrund der Vielzahl von zu beachtenden Benutzungsregeln, der Sensibilität der Daten und der besonderen Relevanz eines reibungslosen Betriebs beim Versand von Benachrichtigungen. Ein Beispiel für eine solche Komplexität ist die das Verhalten bei Feiertagen: Hier muss ein Schließtagekalender regelmäßig gepflegt werden, um zu vermeiden, dass Leihfristenden auf Feiertage oder Wochenenden fallen.

Automatisierung und Selbstbedienung

Als Automatisierung wird die Möglichkeit bezeichnet, die Geschäftsgänge einer Bibliothek mit digitalen Werkzeugen abzubilden und durchführen zu können. Dazu sind Maschinen notwendig, die die entsprechenden Funktionen anbieten. Das schon recht betagte Standardprotokoll für die Kommunikation zwischen BMS und Automat ist SIP2. Dieses Protokoll hat den Nachteil, dass es ohne Verschlüsselung entwickelt wurde und daher - sofern es sich um ein BMS in der Cloud handelt zumindest - über stunnel verschlüsselt getunnelt wird. Moderne BMS unterstützen mittlerweile zusätzlich auch allgemeine Kommunikationsprotokolle, etwa über REST, sodass das Tunneln von Verbindungen nicht mehr nötig ist. Außerdem ist man nicht mehr daran gebunden, dass anzubindende Geräte SIP2 unterstützen, was deutlich mehr Marktalternativen öffnet.

Nachfolgend werden Automaten für die Selbstbedienung im Bereich der Ausleihe dargestellt.

Selbstverbucher / Ausleihautomaten

Selbstverbucher / Ausleihautomaten bestehen meist aus einer Auflagefläche für die auszuleihenden Medien, einer Schnittstelle für Bibliotheksausweise sowie einem PC, der die Endgeräte verwaltet und mit dem BMS kommuniziert. Bei einer funkgestützten Medienerkennung (RFID) gibt es die Möglichkeit der Stapelverbuchung, es werden also vom Automaten mehrere gestapelte Bücher erkannt und zur Verbuchung angeboten. Bei einer Barcodegestützten Medienerkennung wird jedes Medium einzeln verbucht.

Bibliotheksausweise gibt es in verschiedensten Ausprägungen: Barcode (1D-Code), Funkchip (u.U. proprietär, Bsp.: Intercard), QR-Code (2D-Code). Die 1D- oder 2D-Codes können entweder auf Papier oder in einer App auf dem Smartphone beigebracht werden. Die Schnittstelle im Automaten muss auf die vorhandenen Ausweistypen vorbereitet sein.

Bei Nichtvorhandensein einer separaten Rückgabeanlage kann der Selbstverbucher / Ausleihautomat auch eine Rückgabefunktion anbieten. Zumeist sammeln die Benutzenden die zurückgegebenen Medien unsortiert; im Anschluss erfolgt die Sortierung durch das Bibliothekspersonal.

Nach der Rückgabe- oder Ausleihverbuchung muss der Selbstverbucher / Ausleihautomat auch die Buchsicherung (sofern vorhanden) bedienen. Bei der in vielen Bibliotheken auslaufenden EM-Sicherung (elektromagnetisch über einen im Medium eingeklebten magnetisierbaren Metallstreifen) geschieht dies über die Ansteuerung eines Elektromagneten mit hörbarem Feedback an die Nutzenden („klack“). Bei RFID-Sicherung wird bei erfolgter Verbuchung ein Sicherungsbit auf dem RFID-Chip verändert. Aufgrund der größeren Geschwindigkeit dieses Vorganges geschieht dies ohne Feedback an die Nutzenden.

Rückgabeautomat / -sortierung

Ein separater Rückgabeautomat hat zum einen den Vorteil, dass die Prozesse Ausleihe und Rückgabe bei starker Nutzung entzerrt werden und zum anderen, dass eine Sortierung der zurückgegebenen Medien möglich ist. Die Medien werden von den Nutzenden auf ein Förderband gelegt und eingezogen (außer Reichweite des Nutzenden). In dieser Position wird der Barcode auf dem Medium oder der RFID-Chip gelesen. Wird keines der beiden erkannt, wird das Medium wieder zurückgegeben. Bei erfolgreicher Erkennung und Verbuchung im BMS (und anschließender Aktivierung der Buchsicherung) wird im BMS mithilfe der Signatur oder Mediennummer erfragt, wie das Medium sortiert werden soll. In den meisten BMS gibt es dazu Tabellen, die z.B. über die Anfänge von Signaturen oder anderen Kriterien (Bsp: „SN …“ in Wagen 3, „ist vorgemerkt“ in den Wagen x) arbeiten. Steht das Sortierziel fest, wird das Medium über Förderbänder zu dieser Stelle transportiert und abgeworfen. Das Ziel kann ein sog. Tray sein, ein oben offener Korb oder Wagen, oft mit einem gewichtgesteuerten Boden, damit die Medien nicht allzu tief fallen. Alternativ bieten immer mehr Hersteller sog. Ergocarts an, auf die die Medien so geschichtet werden, dass sie am Regal Rückenschonend aus einem Stapel entnommen und einsortiert werden können.

Üblicherweise gibt es am Rückgabeautomaten keine Authentifizierung.

Es gibt auch Rückgabeautomaten, die eine erneute Ausleihe des gerade zurückgegebenen Werkes an den gleichen Bibliotheksnutzenden ermöglichen. Dies ist in den Fällen sinnvoll, wenn die maximale Leihfrist / maximal mögliche Verlängerungen der Leihfrist erreicht ist und der Bibliotheksnutzende das Buch weiter nutzen möchte und das Medium nicht anderweitig bestellt ist.

Kassenautomat

Ein Kassenautomat ermöglicht die personalfreie Bezahlung der offenen Gebühren. Auch hier wird erst der Nutzungsausweis eingelesen und nach einer optionalen Passworteingabe die offenen Gebühren angezeigt. Die Gebühren können dann mit Bargeld oder Bargeldlos gezahlt werden. Auf eine Bargeldzahlung wird zunehmend verzichtet, da das Handling von Bargeld aufwändig und teuer ist.

Fernleihautomat

Aus einem Fernleihautomat können Fernleihen personalfrei an Nutzende ausgegeben werden. Da diese Bücher weder mit dem eigenen System der Bibliothek gesichert noch verbuchbar sind, muss eine separate Verbuchung durchgeführt werden. Die Nutzenden bekommen eine Nachricht, dass ihr bestelltes Medium in einem Fach mit der Nummer xy bereit liegt sowie eine PIN zur Öffnung dieses Faches. Sobald das Fach geöffnet wird, wird das Medium auf das Konto des Nutzenden verbucht. Auch eine Öffnung des Faches mit einem funkgesteuerten Nutzungsausweis statt der PIN ist möglich.

Sicherungsgates

Sicherungsgates erkennen unverbuchte Medien, die die Bibliothek verlassen. Die dafür übliche Technik war in den letzten Jahrzehnten die EM-Sicherung, also die Erkennung der Magnetisierung von metallischen Streifen, die in die Medien geklebt waren. Mit der Umstellung auf RFID geschieht die Buchsicherung über Funk, ein Sicherungsbit im Speicher der RFID-Chips wird untersucht. Bei EM-Sicherung ist der maximale Abstand zwischen zwei Gates zur halbwegs zuverlässigen Erkennung ca 90 cm und stellen somit eine Einschränkung des Zugangs, z.B. bei der Nutzung mit Rollstühlen, dar. Etwa der gleiche Abstand ist notwendig bei RFID-HF, bei RFID-UHF (Reichweite bis zu 10m) ist ein sehr großer Abstand möglich und somit der Verzicht auf eine Einengung des Ausgangs.

Bei Erkennung eines gesicherten (und nicht entliehenen) Mediums ertönt ein Warnton. Bei manchen Systemen wird das entsprechende Medium mit Titel und Cover auf einem Monitor angezeigt.

Sicherungsgates verhindern nicht Diebstahl, Diebe wählen andere Wege. Sicherungsgates verhindern das versehentliche Verlassen der Bibliothek mit unverbuchten Medien.

Anbindung von Systemen über Schnittstellen

Ein BMS muss in der Lage sein, mit anderen Systemen automatisiert Daten auszutauschen. Diese Austauschprozesse betreffen folgende Szenarien

  1. Bereitstellung von Konto- und Verfügbarkeitsinformationen, z.B. über PAIA und DAIA

  2. Anbindung an Buchhaltungssysteme wie SAP oder HIS Haushalt-ERO

  3. Anbindung an Tools für statistische Auswertungen (s.a. Kapitel Statistik)

  4. Bereitstellung von bibliografischen Daten

  5. Recherche in Fremddatenbeständen, z.B. über Z39.50

  6. Schnittstellen zu Kataloganreicherungsdiensten (Buchcover)

  7. Schnittstellen zu IDM-Systemen (s.a. Kapitel IDM)

  8. Schnittstellen zu einschlägigen Plattformen der jeweiligen Zielgruppen, zum Beispiel Lernmanagementsysteme

Die Systeme der neuen Generation verfügen in der Regel über Schnittstellen, über die sie in die bestehenden Informationsinfrastrukturen, d.h. die umgebenden Systeme, eingebunden werden können.

Eine Schnittstelle (engl. Interface oder manchmal auch API - application programming interface) bildet einen definierten Kommunikationsweg zwischen Verschiedenen Systemen als "Gesprächspartner". Im bibliothekarischen Universum gibt es für diese Fälle auch schon viele etablierte Austauschformate, etwa SIP2. Ein BMS "von der Stange" kann im Regelfall die üblichen Austauschformate unterstützen, sodass ein Austausch zwischen den gängigen Systemen einfach möglich ist. Hierzu zählen insbesondere der jeweilige Bibliotheksverbund, etwa zum Austausch von Metadaten oder für das verteilte Lizenzmanagement, aber auch nutzer*innen-nahe Dienstleistungen, wie die Fernleihe.

Nicht-bibliothekarische Schnittstellen

Ein BMS existiert im Regelfall nicht nur für sich oder nur im Kosmos der eigenen und anderer Bibliotheken, sondern ist auch in die lokalen IT-Strukturen eingebunden.

Ein gutes Beispiel ist der Einsatz eines BMS an einer Hochschule: Im Regelfall sind alle Mitglieder einer Hochschule auch gleichzeitig (potenzielle) Nutzer*innen der Bibliothek. Die Daten der Mitglieder dieser Einrichtung werden an einer zentralen Stelle verwaltet und sollen durch andere Systeme, z.B. im Bibliothekssystem, durch Verknüpfung nachgenutzt werden. Dies ist die Rolle des Identity Managements (IDM).

Identity Management

Ein IDM (Identity Management System) ist ein System, mit dem die Basisdaten von Personen und Gruppen an zentraler Stelle verwaltet werden könne. Dies sind etwa persönlich Daten, Kontaktdaten und Organisationsstrukturen. Der Gedanke daher ist, dass alle relevanten Informationen nur an einer zentralen Stelle vorgehalten werden, und in anderen Systemen keine Dubletten erzeugt werden, die dann auch noch irgendwie synchronisiert werden müssten. Damit Personen in einem System eindeutig identifiziert werden können, existiert zumeist eine oder mehrere eindeutige IDs, etwa die Matrikelnummer eines Studierenden.

Das IDM hält im Regelfall mehr Daten über eine/n Nutzer/in bereit, als von den jeweiligen verbundenen Systemen benötigt werden. Beispielsweise könnte in einem IDM vorgehalten werden, dass eine Person Mitarbeiterin einer Hochschule ist, dass sie zu einer gewissen Fakultät der Hochschule gehört und dass sie zu einer bestimmten Arbeitsgruppe gehört. In der Kommunikation des BMS mit dem IDM ist jedoch nur die erste der Informationen relevant, etwa um die Ausleihkonditionen der Person festlegen zu können. Daher wird in der Kommunikation mit einem IDM im Regelfall auch auch gewisser Scope mitgegeben, damit nur die wirklich für das konsumierende System relevanten Informationen mitgegeben werden; Prinzip "Datensparsamkeit".

Ein IDM kann als Identity Provider zu einem Authentifizierungsdienst werden. Über diesen Dienst kann man dann unter Umständen ein Single Sign On realisieren, bei dem die Daten des Nutzenden nicht mehr an den Service oder Content Provider weitergegeben werden sondern nur noch eine Art Ticket, dass eine Erlaubnis regelt. Im Idealfall gilt diese einmalige Anmeldung dann für einige/viele Service-/Contentprovider, so dass der Nutzende sich nur einmal anmelden muss um viele Dienste zu nutzen.

Authentifizierungsprotokolle sind bspw.: Shibboleth / SAML2, OpenID

Softwareprodukte für IDM sind: SAP (mit Plugins), Microsoft Active Directory, uvm

Speicherung von Nutzendenaccounts

Ein Account besteht aus den Kontaktdaten des Menschen sowie Authentifizierungsinformationen. Hier ist Datensparsamkeit nach DSGVO geboten. Für die Speicherung aller personenbezogenen Daten müssen die Notwendigkeiten oder rechtlichen Gründe nachgewiesen werden. Als Beispiel kann die Speicherung des Geburtsdatums angesehen werden. Wird für die Begründung für die Speicherung des Geburtsdatums die Prüfung der Volljährigkeit oder die Befähigung eines Seniorentarifes herangezogen, ist davon auzugehen, dass die Speicherung des Geburtsdatums nicht notwendig ist. Wird zur Begründung eine als notwendig erachtete Adressermittlung bei Behörden angegeben, ist die Speicherung der Geburtsdatum möglich, das eine Adressermittlung (zur Wiederbeschaffung vermisster Exemplare) möglich. Die Speicherung nutzungsbezogener Daten wie Verweise auf die ausgeliehenen Medien, angefallene Gebühren, offene Bestellungen und bestellte Digitalisate muss in der Regel nicht explizit begründet werden.

Sofern die übergreifende Institution über eine Datenbank zur Speicherung der Accounts verfügt (IDM, Identity Management) ist eine Anbindung an diese sinnvoll. Dieses IDM enthält dann allerdings nicht notwendigerweise die externen Nutzenden.

Die technisch einfachste Lösung für Accounts der externen Bibliotheksnutzenden ist die Speicherung im IDM der übergeordneten Einrichtung, sofern vorhanden. Komplexer ist die Speicherung in einem separaten System, da dann bei Autorisierung u.U. mehrere Systeme abgefragt werden müssen.

Datenschutzbezogene Vorgehensweisen auch in Bezug auf personenbezogene und personenbeziehbare Daten von Nutzenden finden sich in Abschnitt Datenschutz im Kapitel zum technischen Betrieb eines BMS.

Bezahlsysteme

Online-Payment, Kassensysteme/-automaten (siehe auch Kapitel Kassenautomat)

E-Rechnung

E-Rechnungen müssen seit 2020 von Einrichtungen des Bundes, der Länder und Kommunen verarbeitet werden können. Der Umgang mit E-Rechnungen ist sehr unterschiedlich geregelt. Zum Teil nehmen Einrichtungen nur noch an einer zentralen Stelle E-Rechnungen entgegen. In anderen Einrichtungen werden E-Rechnungen dort entgegen genommen, wo die Bestellungen ausgelöst wurden. Es gibt verschiedene Formate in der eine E-Rechnung übermittelt werden kann (PDF, XML oder direkt per EDIFACT).

Elektronische Rechnungen kommen immer dann ins Spiel, wenn Bestellvorgänge von neuen Medien über das BMS abgewickelt werden. In diesem Zusammenhang entstehen Rechnungen von Lieferanten, die von der Bibliothek oder ihrer Organisation zu begleichen sind.

Ohne eine „E-Rechnungs-Workflow“ würde dies bedeuten, dass Rechnungen der Lieferanten bei der Bibliothek eingehen, einem Bestellvorgang zugeordnet werden müssen, von der jeweiligen Rechnungsstelle beglichen und schließlich wieder im BMS „abgehakt“ werden müssen. Diese repetitiven Workflows lassen sich mittlerweile weitgehend automatisieren. Das BMS ist in der Lage elektronisch übermittelte Rechnungsdaten automatisiert den jeweiligen Bestellprozessen zuzuordnen Bei einer gleichzeitigen Anbindung eines elektronischen Rechnungswesens z.B. über SAP können auch die Zahlungsinformationen automatisiert zugeordnet werden und somit ein Bestellvorgang komplett automatisiert abgeschlossen werden.

Statistik

Mit dem Begriff „Statistik“ können verschiedene Dinge im Rahmen eines BMS gemeint sein, etwa Betriebsstatistiken, wie die Rechnerauslastung eines Servers, auf dem das BMS betrieben wird. In diesem konkreten Fall ist jedoch mit „Statistik“ gemeint, dass die Nutzungsdaten des BMS in eine Form gebracht werden können, in der Mitarbeiter*innen der Bibliothek Informationen ziehen können, die zur Dokumentation, zum Reporting oder zur weiteren Arbeit benutzt werden können.

Beispiele für Statistiken sind ganz klassische die Ausleihzahlen einer Bibliothek, ggf. aufgeteilt nach verschiedenen Themen oder Fächern, die den Bedarf der an bestimmten Medien preisgeben. Dies könnte für die Leitung einer Bibliothek relevant sein, oder für das Budgetmanagement der Einrichtung. Ein anderes Beispiel wären detaillierte Ausleih- und Benutzungsstatistiken, sowie konkrete Informationen zum Bestand. Mit einer solchen Datenlage können Fachbibliothekar*innen etwa gezielt Bestandsmanagement betreiben.

Manche LMS haben Statistikfunktionen schon mit dabei. Andere halten ihre Daten in einer Datenbank und diese müssen aktiv exportiert werden. Wieder andere bieten entsprechende Schnittstellen, über die statistische Daten exportiert werden können.

Je nach Anforderung an den Umfang und an die Arbeit, die mit statistischen Auswertungen erfolgen soll, kann die Entscheidung fallen, die aus dem BMS kommenden Daten einfach nur in eine Tabellenkalkulation zu exportieren, oder eine speziell auf die statistische Datenanalyse zugeschnittene Statistik-Software einzuspielen. Ergo kommen hier Softwares wie Excel, BibControl oder gar komplexe Statistik-Plattformen wie SPSS in Frage. BMS wie ExLibris Alma bringen hierbei schon eigene Statistik-Module mit, die eine externe Lösung überflüssig machen.

Alma (und andere BMS) können automatisiert oder manuell COUNTER-Reports für statistische Daten der Nutzung digitaler Medien importieren.

Technischer Betrieb

Der technische Betrieb eines BMS umfasst die Installation, die lokal oder als gehostete Variante bzw. in der Cloud erfolgen kann. Kosten entstehen dabei für Lizenz- und Wartungsverträge sowie für Betriebsressourcen. Für den Betrieb sind weiter das Monitoring sowie die Aspekte der IT-Sicherheit, Backup und Datenschutz zu berücksichtigen.

Betriebsmodelle für serverbasierte Software

Ein BMS kann auf verschiedene Arten betrieben werden. Die Betriebsarten unterscheiden sich bezüglich Installation, Kosten, Pflege und Wartung sowie Backup und Support.

Lokale Installation

Bis etwa 2010 war diese Betriebsart der Normalfall: Eine Einrichtung erwarb die Lizenz für eine (Server-)Software, entweder als Einzelkauf oder im Abo, und installierte diese auf eigenen Servern, z.B. im Serverraum der Bibliothek. Im Fachjargon spricht man auch von einer „on-premise“ Installation.

In diesem Modell kümmert sich die Einrichtung selbst um Installation und Updates. Folglich erfordert dieses Modell höheren Personaleinsatz und kann dazu führen, dass bei einem personellen Engpass eine Software länger betrieben bzw. nicht aktualisiert wird, als eigentlich ratsam wäre. Auch muss sich die Einrichtung um grundlegende Dinge, wie Backups und Ausfallsicherheit selbst Gedanken machen.

Auf der anderen Seite bietet dieses Modell der Einrichtung die meiste Kontrolle über die eingesetzte Software - etwa hinsichtlich nötiger Erweiterung oder Anpassung - und macht sie damit weitgehend unabhängig von äußeren Einflüssen.

Hosting

In diesem Betriebsmodell wird die Ebene der Rechenkapazität bzw. Serverhardware an einen Dienstleister ausgelagert. Der Dienstleister kann hierbei etwa das Rechenzentrum einer Universität oder des angeschlossenen Bibliotheksverbundes sein, oder ganz allgemein jeder kommerzielle Betreiber eines Rechenzentrums, bei dem Kapazitäten erworben werden.

Sämtliche Betriebsfragen, wie Backups und Ausfallsicherheit der eingesetzten Hardware können an diesen Anbieter delegiert werden. Im Falle des Hostings durch einen Bibliotheksverbund entfallen möglicherweise auch Einrichtung, Installation und Upgrades des BMS. Die Betriebskosten müssen beim Verbund kalkuliert werden, was jedoch durch das Hosting für mehrere Einrichtung besser skaliert.

Cloud

Bei diesem Betriebsmodell, das manchmal auch als SaaS (Software as a Service) bezeichnet wird, liegt der fachlich und technische Betrieb beim Anbieter bzw. Dienstleister des BMS und die Einrichtung nutzt lediglich eine Installation/Instanz des BMS. Dies ist insbesondere bei webbasierten BMS die bevorzugte Betriebsart, stellt aber erhöhte Anforderungen an die Anbindung lokaler Endgeräte (s.a. z.B. auch Automatisierung), weil dabei eine sichere und stabile Verbindung zwischen den lokalen Automatisierungsgeräten und dem entfernt gehosteten System hergestellt werden muss.. Die Einrichtung ist weder für die Wartung der eingesetzten Hardware noch für die Pflege der genutzten Software zuständig.

In der Praxis kann sich ein solches Betriebsmodell als komfortabel erweisen, da keine Personalressource für allgemeine Tätigkeiten des IT-Betriebs oder spezielle Bibliotheks-IT-Tätigkeiten benötigt werden. Gerade für kleine Einrichtungen kann dies ein guter Weg sein, möglichst personalsparend ein BMS einzusetzen. Eine Kostenersparnis ist bei einer Vollkostenrechnung aber nicht unbedingt zu erwarten. Je nach Größe der Einrichtung oder basierend auf der Anzahl der Endnutzer*innen führt ein solches Betriebsmodell meist zu Abonnementkosten.

Kosten

Die Anschaffungskosten eines BMS machen nur einen kleinen Teil aus. Wichtiger ist, sich über folgende Kosten klar zu werden:

  • Personalkosten für den laufenden Betrieb

  • Lizenzkosten und Wartungsverträge der Software

  • Betriebsressourcen, wie z.B. Serverraum, Energieverbrauch, Wartung, Backuplösungen

Personalkosten und Ressourcen richten sich hauptsächlich nach Art der Installation (Lokal, Hosting oder Cloud). Lizenzkosten sind teilweise nach Größe der Einrichtung gestaffelt, d.h. sie richten sich nach Anzahl der verwalteten Medien und/oder Endnutzer*innen.

Insbesondere der Punkt Personalkosten kann zu einem Engpass bzw. Risiko werden, denn in vielen Fällen zeigt sich, dass einige wenige Personen durch ein BMS gebunden werden und gleichzeitig auch die einzigen sind, die das System in der Tiefe bedienen können. Wirklich kritisch wird es, wenn nur eine einzige Person diese Rolle erfüllt. Je mehr Verantwortung beim Betrieb auf das Personal vor Ort fällt (lokaler Betrieb), desto wichtiger wird dieser Aspekt. Selbst bei der Nutzung eines Cloud-BMS ist davon auszugehen, dass für die fachliche Administration der Software Personal dauerhaft gebunden ist. Bei dieser Betriebsmethode gibt der Anbieter meistens den Updatezeitpunkt vor, insofern müssen unter Umständen Workflows in der Bibliothek aufgrund von Änderungen in der Software durchgeführt werden, ohne dass man die zeitliche Planung dafür in der Hand hat.

Um Personalengpässe zu vermeiden, ist es sinnvoll, Einführungsprozesse nur in einer Expertengruppe durchzuführen und Verantwortlichkeiten auf mehrere Schultern zu verteilen (Ausfallsicherheit, Urlaubsvertretung usw). Auch die gute Dokumentation teils komplexer Zusammenhänge sollte bedacht werden, damit Fachwissen nicht nur in den Köpfen einiger weniger Mitarbeiter*innen schlummert.

Installation & Updates

Zur Einrichtung eines BMS gehört:

  • Installation auf einem Server: erfordert i.d.R. Kenntnisse in Systemtechnik (Hardware, Server, Kommandozeile...). Wenn Hosting durch Drittanbieter geleistet wird (Cloud, Dienstleister wie Verbundzentrale o.A.), verändert sich diese Aufgabe. Sie entfällt, wenn der Hoster spezialisiert auf das Hosting von BMS ist (bspw. Verbundzentrale), sie wird geringer, wenn der Hoster eher allgemein aufgestellt ist.

  • Konfiguration/Parametrisierung: Teilweise über Administrator-Oberfläche möglich, teilweise nur über Konfigurationsdateien. Erfordert vor allem Kenntnisse der eigenen IT-Infrastruktur und der verwendeten Schnittstellen und Formate. Die Grenzen zwischen Konfiguration und Programmierung eigener Erweiterungen sind fließend. Zu beachten ist auch die Migration bestehender Daten in das neue System.

Nach Einrichtung werden BMS laufend erweitert. Fehler werden behoben und neue Funktionen kommen hinzu. Die Aktualisierung kann je nach Produkt agil in kleinen, häufigen Schritten erfolgen (monatlich, wöchentlich oder häufigere Updates) oder in längeren Zeitabschnitten (oft quartals- oder halbjahres-weise).

Open Source

Wird ein System auf Open-Source-Basis eingesetzt, sollte eine Verständigung darüber erfolgen, ob und unter welchen Bedingungen lokale Anpassungen am System auch der Community zur Verfügung gestellt werden. Hierzu müssen die Lizenzbedingungen des Systems geprüft werden.

Laufender Betrieb

Während des laufenden Betriebs ist es wichtig, sich über den aktuellen Betriebszustand des Systems ein klares Bild machen zu können. Dieser „Statusbericht“ kann sich über alle Ebenen des Systems ziehen: Wie viel Speicherplatz ist noch frei? Ist das System für alle Nutzenden erreichbar? Sind verbundene Systeme verfügbar und betriebsbereit? Je nach Betriebsmodell werden diese Fragestellungen durch klassisches IT-Monitoring abgedeckt, benötigen teilweise aber auch bibliotheksspezifische Lösungen.

Monitoring

Monitoring-Lösungen für den Betrieb von IT-Infrastrukturen sind beispielsweise Check_MK oder Prometheus. Diese Anwendungen bieten eine kontinuierliche Überwachung von Systemen anhand definierter Metriken und warnen die Administratoren aktiv, wenn definierte Werte bestimmte Grenzen überschreiben.

Die Nutzung einer Monitoring-Lösung wird umso relevanter, je mehr Betriebsverantwortung für das BMS bei der Einrichtung liegt. Beim Cloud-BMS liegen zwar viele der Verantwortungen beim Betreiber der Software, trotzdem sollte zumindest die reine Verfügbarkeit des Systems auch von der nutzenden Einrichtung überwacht werden.

Notfallbetrieb

Bzgl. der Themen Support, Wartung & IT-Sicherheit, als auch Fehlersuche und -vorbeugung, unterscheiden sich die Aufwände für die Einrichtung je nach gewähltem Betriebsmodell erheblich. Jedoch weichen die zu nutzenden Prinzipien bei diesen Themen nicht grundlegend ab zu anderen zu wartenden Systemen in der IT-Welt.

Dazu gehören Maßnahmen zur Aufrechterhaltung des Bibliotheksbetriebs im Notfallbetrieb. Dies kann ein temporärer Offlinebetrieb des Systems sein. In diesem Fall werden die Prozesse mit den Daten abgewickelt, die zum Zeitpunkt des Offline-Gangs im System vorhanden waren. Wenn das System wieder online geht, muss gewährleistet werden, dass Änderungen an den Daten aus der Offlinezeit nachvollzogen werden (Beispiele: Ausleihen, Erwerbungen, Rechnungsbearbeitung, Nutzerdatenänderungen). Im Idealfall erledigt das die genutzte Komponente oder das BMS selbst.

Bei lokalen Installationen sollte man je nach Größe der Einrichtung ebenfalls über ein Spiegelsystem des BMS nachdenken. Dieses wird parallel auf dem aktuellen Stand gehalten und kann einspringen, wenn das laufende BMS ausfällt.

Es empfiehlt sich in jedem Fall neben dem Einsatz eines Produktivsystems mindestens eine Test-Instanz und ggf. eine oder mehrere Entwicklungs-Instanzen des BMS zu betreiben. So können neue Funktionen schneller umgesetzt werden ohne den laufenden Betrieb durch unerwartete Fehler zu gefährden.

Zu beachten ist weiterhin, die Nutzenden des BMS (intern als auch extern) bei Problemen zu informieren. Dabei sind vor allem von Bedeutung, welche Interaktionen nicht mehr möglich sind, ob es alternative Möglichkeiten für die Nutzenden gibt und wann das System voraussichtlich wieder zur Verfügung steht.

IT-Sicherheit

Um ein BMS vor den zunehmenden Angriffen durch böswillige Akteure (Hacking, Malware, Ransomware) abzusichern, können die folgenden Empfehlungen als Grundlage dienen (Breeding, Marshall 2022):

  • Die Infrastruktur um das BMS herum sollte durch starke Sicherheitsvorkehrungen getragen werden.

  • Die Gefahr kurzfristig entstehender Sicherheitslücken sollte nicht unterschätzt werden.

  • Cloud-basierte Systeme sollten aktiv überwacht und der Überblick behalten werden.

  • Anbieter sollten aufgefordert werden, die Konzepte ihrer Sicherheitsvorkehrungen offenzulegen.

  • Gerade Administrator*innen sollten ihre Zugänge gesondert absichern.

  • Es sollte sichergestellt werden, dass jede Software stets auf dem aktuellen Stand ist, sowohl auf den Arbeitsplatz-PCs als auch den Servern.

Allgemein gilt auch immer der Grundsatz: „Bleiben Sie wachsam, in Bezug auf ungewöhnliche Ereignisse auf Ihren IT-Systemen“.

Backup und Rollback

Für den Fall, dass der Betrieb eines BMS lokal erfolgt, ist es wichtig, dass sich die Einrichtung über Backup und Rollback der Software Gedanken macht. Da dies ein generelles Thema des Betriebs von IT-Systemen ist, wird im Folgenden auf die Spezifika für BMS eingegangen, und Themen wie das Backup von Servern lediglich angerissen.

Folgende Aspekte sollten im Rahmen von BMS besondere Beachtung finden:

  • Definition von Backup-Zyklen: wie oft werden welche Daten in welchem Umfang auf welche Art gesichert? Es können hier durchaus verschiedene "Sicherungsaspekte" mit unterschiedlichen Zyklen definiert werden.

  • Definition des Umfangs der Sicherung. Sollen die Daten komplett gesichert werden, sollen nur Veränderungen gesichert werden? Wichtig für diese Entscheidung ist die Frage, wie schnell ein System wiederhergestellt werden kann/soll.

  • Ein off-site-Backup sollte in die Überlegungen einbezogen werden, also ein kompletter Satz einer Sicherung, der außerhalb der Institution gelagert wird. Dabei ist der Datenschutz zu berücksichtigen, u.U. müssen die Sicherungsdaten daher verschlüsselt werden.

  • Sicherung von Daten, die bei rechtlichen Fragen von Relevanz sein können: Bsp. Rechnungen, Ausleihen, Mahnungen.

Ganz allgemein ist die Frage zu klären, wer Verantwortung für die Einrichtung, Durchführung und die regelmäßige Kontrolle der Sicherungen hat. Der letzte Punkt meint hierbei einerseits das Monitoring der erfolgreichen regelmäßigen Ausführung von Sicherungen, aber auch der Test der erstellten Sicherungen, etwa durch periodisches Einspielen auf einer Testinstanz des BMS.

Zusammenspiel Hard- und Software

Das BMS steht in der IT-Landschaft einer Bibliothek im Regelfall nicht alleine, sondern kommuniziert mit anderen Hard- und Softwaresystemen. Hierzu gehören beispielhaft (s.a. Kapitel Automatisierung):

  • Lesegeräte: (Barcode-)Scanner und Chip-Lesegeräte für Benutzungsausweise und/oder Medien

  • Selbstverbucher für die Ausleihe und/oder Rückgabe

  • Rückgabeautomaten, die ggf. auch eine automatische Vorsortierung von Medien übernehmen

  • Sicherungsgates zur Detektion nicht entliehener Medien an Ein- und Ausgängen

  • Drucker zur Erstellung von Quittungen, Ausweisen, Labeln, usw.

Für den Fall, dass die externen Systeme nicht lokal an einem Computer angeschlossen sind, sondern über das Netzwerk der Einrichtung angebunden sind, gibt es vielfach etablierte bibliothekarische Schnittstellen (APIs), etwa SIP, oder man setzt auf moderne, allgemeine API-Standards wie REST.

Datenschutz, User-Tracking, Analytics

Innerhalb der EU gilt seit 2018 die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), nach der personenbezogene Daten grundsätzlich zu schützen sind.

Im Kontext eines BMS sind die anfallenden personenbezogenen Daten etwa:

  • durch Nutzer*innen bei der Anmeldung angegebenen Daten für den Bibliothekszugang

  • mit dem Nutzer*innen-Konto verbundene Ausleihvorgänge und Mahnhistorien

  • die Protokolle (Logs) über Online-Zugriffe auf das BMS (z.B. IP-Adresse, Seitenaufrufe)

Um den Schutz personenbezogener Daten gewährleisten zu können, gibt es verschiedene Ansätze:

  • Verschlüsselung: Daten werden auf verschlüsselten Servern gespeichert, ebenso ist die Übertragung Ende-zu-Ende verschlüsselt

  • Separierung: Personendaten werden getrennt von nicht-sensiblen Daten gehalten (siehe IDM)

  • Pseudonymisierung: Nutzer*innen-Daten werden mit Pseudonymen präpariert, sodass sie nicht mehr oder nur unter großem Aufwand den einzelnen Personen zuzuordnen sind

  • Anonymisierung: Daten werden derart verändert, dass sie nicht rückverfolgbar sind (z.B. Maskierung IP-Adressen)

Die Entscheidung zur Verschlüsselung und Separierung von Daten sollte bereits im Vorfeld des Betriebs eines BMS getroffen werden.

Die Pseudonymisierung und Anonymisierung kann auch im Laufe der Erhebung der personenbezogenen Daten zur Anwendung kommen, sofern bestimmte Daten nicht mehr für einen konkreten Zweck erforderlich sind.

Leider sind personenbezogene Daten für Bibliotheks-Statistiken oft notwendig (siehe Kosten). In diesem Fall sollten ebenfalls pseudonymisierte oder anonymisierte Datensätze zur Grundlage genommen werden.

Wenn ein BMS durch einen externen Anbieter gehostet wird (siehe Betriebsmodelle für serverbasierte Software), muss Folgendes sichergestellt sein:

  • Die Verschlüsselung der Datenübertragung (Ende-zu-Ende-Verschlüsselung)

  • Betrieb und Steuerung der Server innerhalb der EU (DSGVO)

  • Der Ausschluss von User-Tracking durch Ad-Tech (Werbe-Netzwerke)

  • Der Abschluss eines Datenverarbeitungsvertrags im Auftrag

In der Kombination eines IDM mit einem cloudbasierten BMS außerhalb der EU wäre denkbar, die personenbezogene Daten dort in pseudonymisierter Form speichern zu lassen oder Personendaten von nicht sensiblen Daten zu trennen.

Für alle personenbezogenen und personenbeziehbaren Daten sind Lösch- oder Anonymisierungsfristen festzulegen. Die Anonymisierungsfristen ergeben sich aus den Vorgaben der DSGVO und müssen betrieblichen und rechtlichen Aspekten genügen. So ergeben sich Fristen für die Speicherung von Daten über Gebühren (Entstehung, Bezahlung, ...) aus den Landeshaushaltsordnungen oder anderen für die Einrichtung maßgeblichen Regelungen. Betriebliche Gründe für die Länge von Speicherfristen von personenbezogenen und personenbeziehbaren Daten können sich aus Fristen für Einsprüche ergeben.

Die über die vergangenen Jahrzehnte geschehenen sukzessiven Aufkäufe kleinerer BMS-Service-Provider durch einige wenige große kommerziellen Bibliotheksdienstleister hat ganze Firmenkonglomerate entstehen lassen, die inzwischen den Bibliotheksmarkt dominieren. Einige von ihnen, die Dienste für wissenschaftliche Bibliotheken anbieten, wandeln sich in den letzten Jahren zu Data-Analytics-Konzernen. In diesem Zuge präparieren sie ihre cloud-basierten BMS-Lösungen mit Trackern, die Verhaltensprofile über die Nutzenden erstellen. Durch die ebenfalls seitens der Anbieter gestellten Zugangsauthentifizierungssysteme wird versucht, zusätzlich eine möglichst hohe Personalisierung bei der Erstellung einzelner Profile zu erreichen. Die dabei entstehenden Datenflüsse werden für gewöhnlich nicht transparent gemacht (Siems 2022). Der Einsatz solcher Analytics-Technologien unterminiert die Integrität konventioneller IDM-Systeme und tangiert somit nicht nur datenschutzrechtliche Belange, sondern auch die IT-Sicherheit. Idealerweise sollte bereits vor der Anschaffung einer BMS-Lösung abgeklärt werden, ob solche Analytics-Technologien eingesetzt werden. Im Zweifelsfall sollte immer der*die lokale Datenschutzbeauftragte oder IT-Sicherheitsbeauftragte hinzugezogen werden.

Zusammenfassung und Ausblick

Ein BMS ist im Normalfall kein statisches System - vielmehr muss es aufgrund der sich verändernden Bedürfnisse einer Bibliothek und deren Nutzenden stetig angepasst werden.

Der Import, Export oder auch die Zusammenführung von Daten erfordert klar definierte Metadaten und Schnittstellen für den freien Austausch aus gut nachnutzbaren Quellsystemen. Dies ist vor allem erforderlich bei der aktuell stärkeren Entwicklung hin zu Open Data und öffentlicher Datennutzung. Die Integration und Interaktion mit anderen Informationssystemen nimmt also zu. Vor allem herkömmliche BMS der zweiten Generation kommen hier schnell an ihre Grenzen.