7 Bibliotheksmanagementsysteme
Ein Bibliotheksmanagementsystem (BMS) ist ein IT-System, das die Kernprozesse einer Bibliothek unterstützt. Das modular aufgebaute System verfügt über verschiedene Komponenten für die jeweiligen Kernprozesse Erwerbung, lokales Metadatenmanagement, Nutzerdatenmanagement, Ausleihe sowie für die Recherche. Die Entwicklungsgeschichte der BMS in Bibliotheken erstreckt sich mittlerweile über drei Generationen. Relevant für die Arbeit mit den BMS ist auch die Anbindung an Verbundkataloge sowie die Integration anderer Systeme.
7.1 Einleitung
Das BMS spielt eine zentrale Rolle für die meisten klassischen Geschäftsprozesse in Bibliotheken.
Ein Bibliotheksmanagementsystem (BMS) ist ein Softwareprodukt, mit dem die Arbeitsprozesse rund um die Erwerbung, Bestandsmanagement, Ausleihe, den Zugriff und die Auffindbarmachung von Bibliotheksbeständen über Kataloge abgebildet und automatisiert werden können.
Durch die Ausweitung der Aufgaben in den Bereichen Publikationsdienste, Open Science oder auch Lernort sind in neuerer Zeit jedoch noch weitere Aufgaben hinzugekommen, die durch die klassischen BMS nicht abgebildet werden. Darüber hinaus haben die frühen Systeme nur sehr unzureichende Möglichkeiten, die nötigen Informationen zu elektronischen Ressourcen und ihrer Zugänglichkeit abzubilden. Auch zur Unterstützung von neueren Aufgaben wie der Publikationsunterstützung oder der Verwaltung räumlicher Ressourcen werden separate Systeme genutzt. Daraus ergibt sich der Bedarf, das BMS an diese separaten Systeme anzubinden, was die Bedeutung von Schnittstellen und offenen Architekturen erhöht hat.
In diesem Text wird der Begriff Bibliotheksmanagementsystem verwendet. Teilweise wird im Deutschen auch der allgemeinere Begriff (lokales) Bibliothekssystem verwendet. In der angloamerikanischen Literatur finden sich die Begriffe Integrated Library System (ILS) und Library Management System (LMS), zuletzt aber auch Library Services Platform.
7.2 Geschichte der Bibliotheksmanagementsysteme
Ihren Ursprung haben Bibliotheksmanagementsysteme in den 1960er Jahren, als Bibliotheken damit begannen, Katalogdaten untereinander auszutauschen und auf diese Weise Prozesse zu optimieren. In dieser Zeit entwickelten sich auch die heute noch gebräuchlichen Austauschformate für Katalogdaten, z.B. MARC.
In den 1970er Jahren erlaubte die fortschreitende technische Entwicklung die Automatisierung weiterer Prozesse über den Datenaustausch hinaus. Zunächst war dies vor allem die Ausleihe mit der Verbuchung von Medien und der Erzeugung von Mahnschreiben. Auch die Verwaltung von Bestellungen im Rahmen der Erwerbung wurde möglich, so dass man in der Folge von Integrated Library Systems zu sprechen begann. Davon, dass Katalog-, Erwerbungs- und Nutzer*innen-Daten an einem Ort gehalten und bearbeitet wurden, versprach man sich eine größere Effizienz der Arbeitsprozesse. Diese erste Generation von BMS beinhaltete teilweise auch schon digitale Funktionen für Bibliotheksnutzer*innen wie über Telnet erreichbare Kataloge, die von Anfang an als integraler Bestandteil der BMS gesehen wurden (Borgman 1997).
Die Entstehung des World Wide Web in den 1990er Jahren hatte zunächst vor allem Einfluss auf die Benutzbarkeit der Kataloge, die Web-Oberflächen erhielten. Aber auch die anderen Komponenten der BMS wurden überarbeitet, und zwar zunehmend auch von kommerziellen Anbietern, während die ersten Systeme als Eigenentwicklungen von Bibliotheken entstanden. Die Landschaft an Systemen der 2. Generation war von den späten 1990er bis in die Nullerjahre sehr divers, ist zuletzt aber von vielen Übernahmen geprägt worden, sodass man von einem konsolidierten Markt sprechen kann (Breeding o. J.).
Die erste Generation der Bibliotheksmanagementsysteme umfasste Grundfunktionen für die Ausleihe wie Verbuchung und Mahnung, für die Erwerbung die Verwaltung von Bestellungen und teilweise auch über Telnet erreichbare Kataloge für die Bibliotheksnutzer*innen. Die zweite BMS-Generation verfügte über erweiterte Funktionalitäten zur Unterstützung der Kernprozesse und zeichnete sich durch die Bereitstellung der (Nutzer)-kataloge über eine Weboberfläche aus. Die dritte Generation zeichnete sich durch stärkere Modularisierung und mehr Schnittstellen zur Anbindung weiterer Systeme aus.
Seit den 2010er-Jahren entstand eine neue Generation von BMS, die Next-Generation Library Management Systems (LMS), die auch Library Services Platforms (LSP) genannt werden. Diese zeichnen sich durch verschiedene technische und funktionale Neuerungen aus. Die Datenhaltung erfolgt in der Regel cloudbasiert (auch wenn dies bei bei älteren Systemen durch Hosting auch schon möglich war), außerdem werden in der Regel mehr Schnittstellen zur Integration des Systems mit anderen Lösungen angeboten. Funktional wurden die Systeme vor allem um die Möglichkeit der Verwaltung von elektronischen Ressourcen erweitert sowie Statistik- und Reporting-Funktionalitäten verbessert.
Seit dem Ende der 1990er Jahre spielen auch wieder Lösungen eine Rolle, die nicht kommerziell sind. Diese Open Source-Lösungen haben in der Regel eine große Anwender-Community und lassen einen vielfältigen Markt für Support- und Wartungsdienstleistungen zu.
Nach Matthews und Block (2020) lässt sich die Geschichte der BMS in sechs überlappende Epochen einteilen (siehe Abbildung 7.1):
System-Epoche: Erste Schritte in den 1950er bis in die 1970er-Jahre hin zur Entwicklung von Software, z. T sehr experimentell, die die klassischen Geschäftsgänge von Bibliotheken in einem digitalen System abbilden sollen – dadurch prägt sich der Begriff „Bibliothekssystem“. Das Augenmerk bei der Entwicklung liegt besonders auf Nachbildungen des Leihverkehrs unter besonderer Beachtung der Identifikation überfälliger Medien.
Epoche der Funktionalität: Kommerzielle Bibliothekssoftware-Anbieter beginnen sich zu formieren, die erstmals eine integrierte Lösung der verschiedenen Automationsbereiche (Erwerbung, Katalogisierung, Zeitschriftenakzession, Verbuchung, Leihverkehr usw.) anbieten. Hierdurch entsteht die Bezeichnung „Integriertes Bibliothekssystem“ (IBS), der auf den aus dem US-amerikanischen Raum übernommenen Begriff „Integrated Library System“ (ILS) zurückgeht. In den 1980ern entstehen die ersten Online-Kataloge (OPAC), die die in Bibliotheken traditionellen Zettelkataloge nachbilden.
Nutzer*innen-Fokus-Epoche: Durch die Erkenntnis, dass sich die Gewohnheiten von Bibliotheksnutzer*innen im Zugang zu und Umgang mit Medien u.a. mit dem Aufkommen des WWW in ihrem Alltag zunehmend ändern (z.B. durch die Nutzung von Online-Shopping und Suchmaschinen), rücken die Bedürfnisse der Nutzer*innen immer mehr in den Fokus bei der Entwicklung von Bibliothekssystemen.
Epoche der Verbreiterung der Informationsressourcen: Der Übergang in eine Phase, bei der Medien nicht mehr erworben, sondern digital lizenziert werden. Entsprechend entwickelt sich das Bedürfnis nach einem Electronic Resource Management (ERM) und neuartige BMS unterfüttern zum Ende der Epoche diesen Wandel mit einer von Medientypen unabhängigen Ressourcenverwaltung.
Discovery-System-Epoche: Systeme, die über den lokalen Medienbestand hinaus auch extern lizenzierte Inhalte über eine alleinige Suchplattform zugänglich machen, erfreuen sich zunehmender Beliebtheit bei den BMS-Betreiber*innen. Sie sollen den Nutzer*innen einen deutlichen Mehrwert bieten. Seit den 2010er Jahren sind es überwiegend kommerzielle Verlage, die umfangreiche e-Medien-Pakete oder Indizes von Volltext- und Bibliografie-Datenbank als lizenzierbare Resource Discovery Services anbieten.
Wissensinnovation: Bibliotheken realisieren überwiegend, dass Discovery-Systeme nicht ihre gewünschte Wirkung entfalten und sie sich deutlicher von Plattformen großer Tech-Unternehmen abgrenzen müssen. Wissen soll neu erschlossen werden mit innovativen Technologien wie 3D-Druck, Virtual Reality (VR), Open-Access-Repositorien etc.
| Organisation | Marktstatus | Open Source | Individuelle Entwicklung | |
|---|---|---|---|---|
| aDIS/BMS | aStec | ÖBs und WBs vor allem im BSZ | nein | durch aStec |
| Alma | ExLibris | WBs in Berlin, NRW, Bayerische Staatsbibliothek, Schweiz | nein | durch ExLibris, integrierte Apps in Eigenregie |
| FOLIO | Open Library Foundation | Einführung in WBs im GBV und hebis | ja | FOLIO Community und durch Dienstleister |
| Koha | Koha Community | ÖBs und Spezialbibliotheken, in Planung im KOBV | ja | in Eigenregie oder durch Dienstleister |
| LBS | OCLC | WBs im GBV, Hebis, DNB, Spezialbibliotheken und in den Niederlanden | nein | durch VZG |
| LIBERO | LIBERO/Knosys | ÖBs und WBs | nein | durch LIBERO |
In Tabelle 7.1 sind die aktuellen BMS mit der derzeit größten Marktreife und -durchdringung im deutschsprachigen Raum (Stand Anfang 2024, Sortierung nach Namen) angegeben. Weitere BMS wie ExLibris Aleph, SISIS Sunrise und allegro werden zwar auch noch an vielen Bibliotheken eingesetzt, aber nicht mehr wesentlich weiterentwickelt. Das Cloud-basierte System WMS von OCLC ist in Deutschland bislang nur vereinzelt im Einsatz. Für BibliothecaPlus ist von OCLC ein Nachfolger angekündigt.
Darüber hinaus gibt es mehrere kommerzielle Systeme, deren Funktionsumfang auf bestimmte Arten von Bibliotheken zugeschnitten ist, beispielsweise:
Perpustakaan ist in Schulbibliotheken verbreitet und wendet sich auch an nicht-bibliothekarisch vorgebildetes Personal,
NOS ist in internen Forschungs- und Behörden-Bibliotheken verbreitet,
Quria von Axiell ist in skandinavischen ÖBs verbreitet und löst im deutschsprachigen Raum das BMS BIBDIA ab.
Eine umfangreiche internationale Übersicht von BMS enthält der von Marshall Breeding gepflegte Library Technology Guide. Für den deutschsprachigen Raum gibt es Übersichten von Verbundzentralen oder Büchereifachstellen, z.B. Kluge (2022) für öffentliche Bibliotheken. Darüber hinaus sind Daten zu BMS systematisch in Wikidata erfasst und können beispielsweise unter https://w.wiki/574K abgefragt werden.
Der IT-Lebenszyklus von BMS ist im Vergleich zu anderen IT-Systemen eher lang. So blicken z. B. Systeme wie Aleph, aDIS, LBS, SISIS Sunrise und Koha auf eine 20-30 jährige Entwicklungsgeschichte zurück und befinden sich aktuell immer noch im Einsatz. Auch
So wurde beispielsweise FOLIO im Rahmen des Open Library Environment Project bereits 2009 initiiert und wird wahrscheinlich erst im nächsten Jahrzehnt in die Wartungsphase übergehen.
7.3 Funktionalitäten von Bibliotheksmanagementsystemen
BMS sind in der Regel modular aufgebaut und verfügen mindestens über Module für folgende Funktionen:
Erwerbung
Katalogisierung / Erschließung
Ausleihe
ein Recherche-Modul, das sich vorwiegend an die Bibliotheksnutzer*innen richtet
7.3.1 Grundlegende Komponenten
Die Systeme der 1. und 2. Generation können als sehr ausgereift bezeichnet werden und lassen vielfältige Möglichkeiten zu, bibliothekarische Geschäftsgänge in einem hohen Detaillierungsgrad abzubilden. Nachfolgend werden diese entsprechenden Aufgabenbereiche skizziert.
Erwerbung meint die Beschaffung benötigter Bestände im Buchhandel und bei Verlagen. Darunter fallen z.B. folgende Aufgabengebiete:
Bestellungen
Budgetverwaltung
Rechnungsverwaltung und Mahnwesen
Lieferantenverwaltung
Zeitschriftenmanagement und Fortsetzungsverwaltung
Unterstützung EDIFACT-Standards
Buchbinder
\(\Rightarrow\) Siehe auch Prozessabbildung: Erwerbung
Katalogisierung meint die Erschließung der verwalteten Medien und digitalen Quellen, z.B. anhand
Übernahme von Fremddaten
Anbindung an Verbünde
Integration digitalisierter Medien
Bestandsnachweis / Exemplarmanagement
\(\Rightarrow\) Siehe auch Prozessabbildung: Katalogisierung
Ausleihe meint vorwiegend die Verwaltung physischer Medien bzw. Objekte und regelt die Interaktionen mit Nutzer*innen wie z.B.:
Abbildung komplexer Reglements nach Benutzer- und Medientypen, Standorten usw (siehe auch Benutzungsbedingungen)
Ausleihfristen
Verwaltung von Standorten
Versand von Benachrichtigungen
Anbindung an Selbstverbuchungslösungen
Mahngebühren
\(\Rightarrow\) Siehe auch Prozessabbildung: Ausleihe
Das Recherchemodul stellt die Sicht für die Nutzer*innen auf Bestände der Einrichtung zur Recherche und Kontofunktionen dar:
Katalog (auch OPAC genannt)
Benutzerkonto
\(\Rightarrow\) Siehe auch Prozessabbildung: Katalog
Die Next Generation-Systeme zeichnen sich gegenüber den Systemen der 1. und 2. Generation in der Regel durch andere Systemarchitekturen aus. Das heißt, sie verfügen über aktuellere technische Einzelkomponenten und Schnittstellen, auf deren Grundlage auch zahlreiche zusätzliche Funktionalitäten angeboten werden können. Im Einzelnen gibt es folgende Merkmale, die ein Next Generation-System kennzeichnen (Schweitzer 2016):
Platformbasiertes Angebot als Software as a Service (SaaS)
Mandantenfähigkeit
Interoperabilität durch offene, standardisierte und dokumentierte Schnittstellen
Verfügbarkeit von Datenbanken bzw. Knowledge Bases für bibliografische Daten und Lizenzinformationen
Verwaltung elektronischer Ressourcen
kein fest integrierter Katalog, sondern Schnittstellen zu Discovery-Systemen
zusätzliche Statistik-Werkzeuge
7.3.2 Vergleich mit anderen Managementsystemen
Aufgrund der hohen Kosten für die Einführung oder die Migration eines BMS dürfte sich für viele Entscheider*innen die Frage stellen, ob sich die Investition lohnt bzw. ob sich die Aufgaben auch mit anderen Lösungen erledigen lassen (siehe hierzu Beschaffung und Marktanalyse).
Systeme zur Automatisierung von Geschäftsprozessen gibt es in verschiedenen Branchen. Eine genauere Betrachtung der Aufgaben, die durch Automatisierung unterstützt werden sollen, kann aufzeigen, ob dafür ein Bibliotheksmanagementsystem oder eine andere Lösung besser geeignet ist.
Die folgenden Alternativen sind möglicherweise für kleine Einrichtungen relevant, die über sehr überschaubare Bestände verfügen und kaum oder wenig ausleihen:
Erfassung von Medien:
- Listen in einer Tabellenkalkulation (Excel, LibreOffice …)
Erfassung und Web-Präsentation von Medien:
Stand-Alone-Lösungen für Electronic Resource Management wie Coral
Ausleihe
- Plugins für Wordpress wie WebLibrarian
Erwerbung
- Finanzbuchhaltungssysteme wie SAP, HIS-Hochschul-ERP
Nutzerdatenverwaltung
- IDM-Systeme
Bibliotheken mit einem jährlichen Zuwachs von über 500 Medien und verschiedenen Benutzertypen und Ausleihbedingungen ist die Nutzung eines BMS zu empfehlen, da hier eine gewisse Prozesseffizienz einerseits und eine Erschließungs- und Dienstleistungsqualität andererseits erreicht werden kann.
Als gedankliches Experiment ist die Überlegung, auf ein BMS zu verzichten, jedoch gut geeignet, um sich über die Anforderungen der eigenen Institution klar zu werden. Insbesondere die Rolle des Bibliothekskataloges als Schnittstelle zu den Bibliotheksnutzer*innen kann und sollte kritisch hinterfragt werden. Beispielsweise gab es Überlegungen der Universitätsbibliothek in Utrecht, auf dieses klassische Instrument gänzlich zu verzichten.
7.3.3 Integration des BMS mit anderen IT-Systemen
Innerhalb der Bibliothek werden BMS meist zusammen mit anderen Softwaresystemen eingesetzt. Insbesondere sind dies:
Selbstbedienungsautomaten (Ausleihe, Rücknahme, Sortierung von Medien, Bezahlung von Gebühren)
Dokumentenserver, Content Management Systeme und andere Repositorien
Workflowsysteme (Digitalisierung von Altbestand; Publikationsunterstützung …)
Weitere Systeme müssen für eine effektive Arbeit sinnvoll mit dem BMS verbunden werden:
Haushaltssysteme wie SAP, HIS Haushalt-ERP
Identitätsmanagementsysteme (Account-Verwaltung)
Lieferantensysteme (bibliografische Daten, Bestell- und Rechnungsdaten)
Im bibliothekarischen Umfeld sind folgende Systeme relevant:
Für die regionale und überregionale Literaturversorgung (physische, Print-Medien, E-Medien) spielt die Anbindung an folgende Systeme eine wesentliche Rolle
Fernleihe
Dokumentenlieferdienste (wie Subito und Fachinformations-Lieferdienste)
Die Anbindung an die entsprechenden Dienste (Zentraler Fernleih-Server, Fernleihdienst, Subito-Server etc.) ist für viele, aber durchaus nicht alle Bibliotheken relevant.
Im Zusammenhang mit dem Aufbau der Fachinformationsdienste für die spezialisierte Informationsversorgung in Deutschland werden in zunehmendem Maße Fachportale entwickelt. Relevante Katalog-Informationen werden aus möglichst vielen Bibliotheken regelmäßig abgerufen (Harvesting), in ein einheitliches Datenformat übertragen und anschließend als gemeinsamer Index für die übergreifende Recherche in Discovery-Systemen angeboten. Die BMS müssen entsprechend über Standardschnittstellen die relevanten Katalogdaten in einem vereinbarten Datenformat bereitstellen.
7.3.4 Verbundkataloge
In Deutschland haben sich Katalogverbünde in den 1970er und 1980er Jahren entwickelt. Zunächst haben sich die wissenschaftlichen Bibliotheken meistens auf Bundesland-Ebene für die Rationalisierung der Katalogisierung zu Verbünden zusammengeschlossen. Inzwischen sind in diesen Verbünden auch öffentliche Bibliotheken vertreten. Darüber hinaus gibt es mit WorldCat einen internationalen Verbundkatalog. Die Anbindung an WorldCat geschieht in Deutschland in der Regel über die Bibliotheksverbünde, international auch direkt über die lokalen BMS.
Tabelle 7.2 gibt eine Übersicht über die deutschsprachigen Bibliotheksverbünde.
| Verbund | Verbundkatalog | System |
|---|---|---|
| BVB | B3Kat | ALEPH (Ex Libris) |
| BSZ | K10plus | CBS (OCLC) |
| GBV | K10plus | CBS (OCLC) |
| hebis | hebis | CBS (OCLC) |
| hbz | hbz | Aleph (Ex Libris) Alma-Netzwerkzone (Ex Libris) |
| KOBV | B3Kat | Aleph (Ex Libris) |
| VÖBB (öffentliche Bibliotheken) | VÖBB | aDIS/BMS (aStec) |
| Österreichischer Bibliothekenverbund | OBV | Alma-Netzwerkzone (Ex Libris) |
| Swiss Library Service Platform (SLSP) | swisscovery | Alma |
7.3.5 Anbindung an Verbundkataloge/Verbundkatalogisierung
Die Übernahme von bibliografischen Daten und – bei elektronischen Medien – Paket- bzw. Lizenzinformationen aus anderen Systemen ist für eine Bibliothek unabhängig davon, ob sie in einem Verbund organisiert ist, von Interesse. Eine Anbindung von bibliografischen Datenquellen, z.B. per Z39.50, für die Übernahme der entsprechenden Daten gilt daher als Mindeststandard. In Verbünden organisierte Bibliotheken katalogisieren in der Regel bereits in Verbunddatenbanken und übernehmen die Katalogisate dann vielfach verzögerungsfrei in die BMS.
Für Informationen zu elektronischen Medien gibt es neben den Verbunddatenbanken weitere Datenbanken bzw. Knowledge Bases, aus denen Paket- und Lizenzinformationen hervorgehen. Darunter fallen zum Beispiel
die Zeitschriftendatenbank (ZDB) und die Elektronischen Zeitschriftenbibliothek (EZB) als zentrale Nachweissysteme für Zeitschriften und Fortsetzungen in deutschen und österreichischen Bibliotheken
die GOKb als kooperativ gepflegte Knowledge Base für elektronische Ressourcen
kommerzielle Knowledge Bases wie die EBSCO KB, Alma NZ und den OCLC Collection Manager
7.3.6 Statistik und Reporting
Mitunter verfügen BMS über eigene Module für die Erstellung von Statistiken. Folgende Statistiken sind typischerweise erforderlich:
Arbeitsstatistiken für die tägliche Arbeitsorganisation und die Erfüllung der jeweiligen Berichtspflicht innerhalb der Einrichtung und gegenüber vorgesetzten Institutionen
Reporte für Mahnwesen in Ausleihe und Erwerbung
Bibliotheken können Daten für die Deutsche Bibliotheksstatistik zu erfassen. Die notwendigen Daten sollten über das BMS ermittelt werden können. Durch die einheitliche Definition der statistischen Kennzahlen ist eine umfassende, vergleichende Auswertung aller Bibliothekssparten (wissenschaftliche, öffentliche, Spezialbibliotheken) möglich.
Sonderstatistiken wie Statistiken der Fachinformationsdienste (FID)
Bei den Systemen der 1. und 2. Generation ist es bisweilen nötig, zusätzliche Werkzeuge zum Einsatz zu bringen, um alle gewünschten Berichte zu erstellen (z.B. BibControl oder Crystal Reports). Während die integrierten Module vor allem auf die Daten des eigenen Systems fokussiert sind, können externe Werkzeuge auch Fremddaten aufnehmen, zum Beispiel Daten aus Besucherzählern.
7.3.7 Bibliotheksorganisation
Bei der Implementierung oder Anpassung eines BMS ist die Organisation der Bibliothek, die Gestaltung der Prozesse sowie die räumliche Situation zu berücksichtigen. Handelt es sich zum Beispiel um einen öffentliche oder wissenschaftliche Bibliothek? Ist die Organisation als ein einschichtiges oder zweischichtiges System angelegt? Ist es eine einzelne Bibliothek oder eine Zentralbibliothek mit Zweigstellen?
Auch die Aufstellung der Medien innerhalb der Gebäude nimmt Einfluss auf die Ablauforganisation und damit die Konfiguration des Systems. Dies lässt sich anhand der folgenden Beispiele darstellen:
Bücher können in einer anderen Zweigstelle ausgeliehen und zurückgegeben werden.
Die Bibliothek verfügt über einen Magazinbestand, also physische Medien, die für die Nutzer*innen nicht unmittelbar zur Verfügung stehen.
In beiden Fällen muss auch der Bestellprozess über das System abgebildet werden. Im Magazin bzw. der Zweigstelle sind der Anschluss und die Aufstellung von Druckern für die Erzeugung von Bestellzetteln zu berücksichtigen. Sind die Medien für die Bibliotheksnutzer*innen direkt zugänglich, entfällt der Bestellschritt und der abzubildende Prozess beginnt mit der Ausleihverbuchung.
Auch das Rechtemanagement eines BMS ist abhängig von der Größe der Organisation. So sind ggf. verschiedene Berechtigungsstufen für die Bearbeitung von Daten im BMS für die Bibliotheksbeschäftigen einzuführen. Die Berechtigungen bilden die Arbeitsorganisation ab und berechtigen z.B. zum Lesen, Anlegen, Editieren oder Löschen von Ausleihdaten, Nutzer*innen- oder Katalogdaten, Erwerbungsdatensätzen, Gebühreninformationen u.ä.
7.3.8 Benutzungsbedingungen
Die Benutzungsbedingungen werden durch die Ausleihpolitik der Bibliothek bestimmt. Die Gestaltung der Bedingungen erfolgt bezogen auf die Medien und die Bibliotheksnutzer*innen. Dabei geht es um die Frage, was von wem ausgeliehen werden darf und, wenn eine Ausleihe möglich ist, wie und für welchen Zeitraum diese erfolgen kann.
Eine Grundlage zur Abbildung der Benutzungsbedingungen ist die Definition von Benutzungsgruppen. Die Benutzungsgruppen werden durch verschiedene Kriterien charakterisiert. Zur Illustration zwei Beispiele:
Gruppenbildung Universitätsbibliothek:
intern: Studierende, Lehrende, weitere Universitätsangehörige
extern: externe Wissenschaftler*innen, interessierte Öffentlichkeit
Gruppenbildung öffentlichen Bibliothek: Kinder, Jugendliche, Erwachsene
Die Einteilung von Bibliotheksnutzer*innen in Gruppen dient der gezielten Zuweisung von Rechten und Ausleihbedingungen und wird für statistische Zwecke genutzt. Die Ausleihpolitik bestimmt, welche Rechte den verschiedenen Benutzungsgruppen zugewiesen werden. So erfolgt z.B. die Gruppeneinteilung in den meisten öffentlichen Bibliotheken nach dem Alter. Einerseits wird damit die Zugänglichkeit der Medien für Kinder und Jugendliche gesteuert. Andererseits dient diese Gruppierung der Einstufung der Gebühren (Kinder und Jugendliche zahlen oft weniger oder keine Gebühren).
Neben den Gruppen werden Ausleihbedingungen auch auf die Medien bezogen. Zur Illustration:
Präsenzbestände vs. ausleihbare Medien,
besonders wertvolle Medien oder
elektronische Publikationen, die nur unter bestimmten Bedingungen und von bestimmten Benutzergruppen genutzt werden können.
Benutzungsbedingungen werden also sowohl durch die Zugehörigkeit zu einer Benutzungsgruppe als auch durch das Medium selbst bestimmt. Die Beschreibung der Benutzungsbedingungen ist somit eine wesentliche Voraussetzung für die Einrichtung des Ausleihmoduls eines BMS.
7.4 Datenverwaltung in BMS
Ein BMS verwaltet zum einen Daten über die von der Bibliothek bereitgestellten oder vermittelten Ressourcen (vor allem physische und digitale Medien) und zum anderen Daten über wesentliche Arbeitsprozesse (beispielsweise Erwerbung und Ausleihe). Dabei lassen sich grob zwei Arten von Daten unterscheiden:
Bibliografische Metadaten zur Beschreibung von Ressourcen
Verwaltungsdaten zur Unterstützung von Workflows
Darüber hinaus gibt es Digitale Inhalte, die allerdings nicht im BMS verwaltet sondern von dort nur verwiesen werden. Die Datenhaltung erfolgt in der Regel in relationalen Datenbanken (MySQL, PostgeSQL, Oracle/Sybase …). Zur sinnvollen Verarbeitung von Daten im BMS und in Integration mit anderen System müssen Daten bestimmten Datenformaten entsprechen, über Schnittstellen abruf- und ggf. änderbar sein und Mindestanforderungen an die Datenqualität genügen.
7.4.1 Bibliografische Metadaten
Bibliografische Metadaten in Form von Titel-, Exemplar- und Normdaten bilden den Kern des klassischen Katalogs. Sie werden u.a. im internen Arbeitskatalog, im Verbundkatalog, im klassischen Nutzerkatalog „OPAC“ und zum Aufbau von Suchindizes für Discovery-Systeme verwendet. Das BMS verwaltet diese Daten um Medien zu beschaffen, auffindbar und zugreifbar zu machen. Diese Daten können von verschiedenen Bibliotheken gemeinsam erstellt, gepflegt und genutzt werden, z. B. über Verbundkataloge. Oft werden bibliografische Metadaten auch als Open Data zur Verfügung gestellt.
7.4.2 Verwaltungsdaten
Verwaltungsdaten dienen der Unterstützung von Arbeitsabläufen innerhalb der Bibliothek (siehe Abschnitt Prozessabbildung). Diese Daten sind zum größten Teil nicht öffentlich und müssen insbesondere im Falle von Daten von Nutzer*innen im Rahmen des Datenschutzes vertraulich behandelt werden.
Zur Interoperabilität mit anderen Informationssystemen innerhalb der eigenen oder übergeordneten Einrichtung gibt es in der Regel nur wenig übergreifend etablierte Standards und Schnittstellen, sodass hier oft zusätzliche Anpassungen an das BMS notwendig sind.
7.4.3 Digitale Inhalte
Dies sind letztendlich die Daten die für die Nutzer*innen der Bibliothek vor allem von Interesse sind. Im Falle von Open Access Publikationen bietet das BMS nur einen möglichen Weg zum Zugriff, für erworbene oder lizenzierte Inhalte muss das BMS dagegen unterschiedliche Zugriffsrechte unterstützen.
Digitale Inhalte werden in der Regel nicht direkt im BMS, sondern in eigenen Content Management Systemen (CMS) und Repositorien verwaltet. Ein BMS muss mit diesen Systemen durch Verwendung gemeinsamer Datenformate sowie von Importen, Exporten und Verlinkungen zusammenarbeiten können. Der Unterschied zwischen Metadaten und Inhalten ist dabei mitunter fließend und hängt vom Anwendungsfall ab. Reicht es oft, Publikationen mit Metadaten zu beschreiben, so umfasst in anderen Fällen die Erschließung von Publikationen auch Dokumentstrukturen und inhaltliche Bestandteile wie z.B. einzelne Abbildungen.
\(\Rightarrow\) Das Kapitel 9 geht ausführlicher auf digitale Inhalte ein.
7.4.4 Datenformate und Schnittstellen
Da Computer nicht selbständig mitdenken und interpretieren können, müssen Daten nach klar definierten Regeln aufgebaut sein. Diese Regeln sollten möglichst genau dokumentiert sein. Damit verschiedene Systeme Daten austauschen können, sollten möglichst etablierte Standardformate verwendet werden.
Trotz gemeinsamer Standards ist ein genaues Hinschauen immer erforderlich, da sich die Handhabung gleicher Formate in der Praxis zwischen verschiedenen Systemen und Einrichtungen unterscheidet.
Neben Standardformaten gibt es speziellere Anwendungsformate. Diese basieren allerdings in der Regel auf allgemeinen Strukturierungssprachen (CSV, XML, JSON oder RDF) die je nach BMS besser oder schlechter unterstützt werden.
Beispiele für bibliografische Standardformate sind MARC21, BIBFRAME und als kleinster gemeinsamer Nenner Dublin Core. Das PICA-Format bzw. darauf aufbauende Formate werden auf Basis der technischen Infrastruktur von OCLC CBS in Bibliotheksverbünden wie GBV und SWB und an der DNB eingesetzt.
Verbreitete Metadaten-Schnittstellen sind Z39.50, SRU und OAI-PMH.
Beispiele für relevante Formate und Schnittstellen für digitale Inhalte sind PDF, METS/MODS und IIIF.
Relevante Schnittstellen für BMS-Verwaltungsdaten sind unter Anderem LDAP, NCIP, SIP2, PAIA sowie Schnittstellen an Haushaltssysteme wie SAP und HIS.
Eine umfassende Übersicht von Datenformaten mit Schwerpunkt auf Formate, die für Bibliotheken relevant sind, bietet die Seite https://format.gbv.de.
7.4.5 Datenqualität
Die Beurteilung von Daten auf Vollständigkeit, Aktualität und Korrektheit kann im täglichen Umgang schwierig sein, vor allem wenn keine geeigneten Werkzeuge zur Verfügung stehen. Ohne kontrolliertes Qualitätsmanagement muss davon ausgegangen werden, dass die Qualität von Daten kontinuierlich abnimmt. Zur Ermittlung und Verbesserung der Datenqualität tragen bei:
Richtlinien legen einheitliche Regeln für Daten fest, beispielsweise durch Katalogisierungsregeln wie RDA (Soll-Stand)
Validierung ermittelt die Übereinstimmung von Daten mit formal definierten Vorgaben (Ist-Stand)
Statistiken geben quantitative Auskunft, zum Beispiel über die Anzahl erfolgreich importierter oder exportierter Datensätze
Nicht zuletzt beeinflussen auch die Möglichkeiten der Ein- und Ausgabe von Daten ihre Qualität, beispielsweise über die Usability der Katalogisierung.
7.5 Marktanalyse und Beschaffung
Der deutschsprachige BMS-Markt 2024 ist überschaubar. Für den Entscheidungsprozess sind daher vor allem auch der Umfang der gewünschten und gewichteten Funktionalitäten, Varianten des Betriebs- und Geschäftsmodells oder auch die Mitgliedschaft in einem Verbund als Kriterien heranzuziehen.
Die Beschaffung eines BMS ist für eine Bibliothek eine große Herausforderung, nicht nur wegen der zu kalkulierenden Kosten, sondern auch wegen des erheblichen Einflusses auf alle bibliothekarischen Arbeitsschritte. Der Aufwand für die Migration von Altdaten, die Revision von Geschäftsgängen und die Schulung von Personal muss bei der Beschaffung berücksichtigt werden. Nicht zuletzt ist die Wahl eines BMS auch eine strategische Entscheidung, da die Möglichkeiten auf zukünftige Anforderungen einzugehen je nach System und eigenen Ressourcen unterschiedlich ausfallen.
Es kann auch eine ethisch-moralische Entscheidung oder ein Commitment zu einer ökologisch-nachhaltigen Betriebsführung (öffentliche Einrichtungen als Vorzeigecharakter für einen ökologischen Wandel) sein, die Aspekte der nachhaltigen Beschaffung zu berücksichtigen, wie sie sich bei BMS als auch anderen IT-Anwendungen stellen, etwa die Konsequenzen des ökologischen Fußabdrucks der genutzten Infrastruktur (z. B. CO2-Ausstoß des Rechenzentrums).
Auch aus datenschutzrechtlicher Perspektive gibt es Voraussetzungen zu berücksichtigen, die gegen die Anschaffung bestimmter BMS-Lösungen sprechen (siehe Abschnitt Datenschutz).
Vor diesem Hintergrund ist die Auswahlentscheidung für einzelne Bibliotheken oft ein langwieriger Prozess. Bei Teilnahme an einem Verbund können sich Bibliotheken durch diesen über die BMS, die vom Verbund unterstützt werden, informieren und beraten lassen (siehe Übersicht deutscher Verbundsysteme). Die Beschaffung und Einführung von BMS liegt immer in der Verantwortung der jeweiligen Bibliothek oder der Einrichtung, zu der die Bibliothek gehört.
Die Gründe für einen Systemwechsel sind primär technischer oder finanzieller Natur. Beispielhaft werden folgend einige Gründe aufgezählt:
Das Altsysteme ist technisch überholt, wird nicht mehr gewartet oder vom Serviceanbieter abgekündigt.
Es fehlen Schnittstellen für die Integration des BMS in die lokale Informationsinfrastruktur.
Die Kosten für den laufenden Betrieb sind zu hoch und sollen mit einem anderen System gesenkt werden.
Eine Funktionserweiterung, z.B. für die Verwaltung von elektronischen Ressourcen, kann an dem bestehenden System nicht mehr vorgenommen werden.
7.5.1 Entscheidungsprozess
Ein Entscheidungsprozess umfasst typischerweise folgende Schritte:
Workflowanalyse: Dokumentation bestehender und zukünftig gewünschter Prozesse, die mit dem BMS abgebildet werden sollen
Anforderungsanalyse: Zusammenstellung und Priorisierung der gewünschten Funktionalitäten und strategischen Zielen unter Einbeziehung aller Stakeholder
Marktanalyse: Auswahl der in Frage kommenden Lösungen und Betriebsmodelle
Evaluation: Vertiefte Beschäftigung mit einer Auswahl von Lösungen durch Ausprobieren von Test-Installationen und Kontakt mit Anwendungsbibliotheken
Aufwandsabschätzung von Migration, Einrichtung und Schulung
Ausschreibung, falls erforderlich
Auswahlentscheidung
7.5.2 Auswahlkriterien eines BMS
Es kann davon ausgegangen werden, dass die aktuell am Markt verfügbaren Systeme die klassischen Geschäftsgänge (siehe Abschnitt Prozessabbildung) einer Bibliothek gut abbilden können. Die Anforderungen aus dem Abschnitt Nutzer*innenorientierte Gestaltung gelten grundsätzlich natürlich auch hier.
Die Betrachtung einzelner Systeme einschließlich der Nutzungsszenarien und Use Cases kann sehr aufwändig werden. Daher empfiehlt es sich, die gewünschten Funktionalitäten zu bestimmen und durch die Stakeholder bewerten zu lassen. Die Bewertung kann beispielsweise in Form einer Matrix geschehen, in der die Funktionalitäten nach ihrer Bedeutung/Wichtigkeit einerseits und den zu erwarteten Aufwänden andererseits eingeordnet werden.
Zur Evaluierung der BMS können bestehende Anforderungskataloge für die Evaluierung von BMS herangezogen werden, zum Beispiel der gemeinsam von HBZ und VZG entwickelte Kriterienkatalog. Dieses umfangreiche Dokument zeigt die Anforderungen an alle Komponenten auf Grundlage der Analyse von sehr ausgereiften Prozessen in Altsystemen auf. Es empfiehlt sich, insbesondere diejenigen Funktionalitäten genau zu überprüfen, die strategisch von besonderer Bedeutung sind.
7.5.3 Marktanalyse
Da es sich bei BMS um relativ spezialisierte Software handelt und in den letzten Jahren einige Produkte aufgekauft oder eingestellt wurden, ist der Markt sehr überschaubar (siehe Tabelle 7.1).
Neben der Wahl konkreter Produkte gibt es grundsätzlich drei Möglichkeiten:
Beitritt zu einem Bibliotheksverbund und Nutzung eines BMS, das von diesem Verbund unterstützt wird, zu den jeweils gültigen Konditionen
Lizenzierung eines kommerziellen BMS und Einkauf einschlägiger Dienstleistungen für Hosting, Wartung und Support sowie Migration und individuelle Konfiguration
Implementierung und individuelle Konfiguration eines Open Source-BMS, entweder in Eigenregie oder durch vollständige oder punktuelle Unterstützung von einschlägigen Dienstleistern für Hosting, Wartung und Support sowie Migration und individuelle Konfiguration
Die Vor- und Nachteile im Überblick:
| Verbund | kommerzielles BMS | Open Source BMS | |
|---|---|---|---|
| Vorteile | regelmäßige Produktentwicklung gewisser State-of-the-Art garantiert klare Kosten- und Leistungsstruktur große Anwendungscommunity |
regelmäßige Produktentwicklung einheitlicher Leistungsumfang klare Verantwortlichkeiten |
niedrige Anschaffungskosten große Anwendungscommunities oftmals regelmäßige Produktenwicklung viele Dienstleister, die Services rund um Migration, Betrieb und individuelle Anpassung anbieten offene Schnittstellen und Formate |
| Nachteile | begrenzte individuelle Anpassung Wartezeiten bei individueller Anpassung |
eher geringe individuelle Anpassbarkeit relativ hohe und intransparente Preise Abhängigkeit bei der Weiterentwicklung evtl. Verlust der Datenhoheit z.T. proprietäre (herstellerspezifische) Systeme und Schnittstellen |
erfordert eigene IT-Kapazitäten oder Outsourcing Risiko der Sicherung von Nachhaltigkeit und Kompatibilität |
Verbünde bieten in der Regel ein oder zwei Lösungen an, die entweder kommerziell oder Open Source sind. Die Mitgliedschaft in Verbünden kann ein kostengünstiger Weg sein, um mit einem BMS und dazugehörigen Dienstleistungen versorgt zu werden. Allerdings steht möglicherweise nicht allen Bibliotheken die Mitgliedschaft in einem Verbund offen oder bedingt andere Nachteile (z.B. den Zwang, an der Fernleihe teilzunehmen und begrenzte Möglichkeiten zur individuellen Anpassung der Software).
Bei kommerzieller Software fallen typischerweise Lizenzkosten an, die sich nach der Größe der Bibliothek oder der übergeordneten Einrichtung richten (z.B. an der Anzahl von Mitarbeitenden, Studierenden oder Einwohner). Dabei werden einmalige Beschaffungs- und jährlichen Wartungskosten unterschieden. Es muss klar vereinbart werden, welche Dienste mit den Wartungskosten (Support, Update auf neue Versionen …) abgegolten sind.
Der Betrieb der Lösungen kann von den Anbietern oder anderen Dienstleistern (Verbund, andere kommerzielle Anbieter) übernommen werden (Cloud/Software as a Service), d.h. die Bibliotheken brauchen keine eigenen Server zur Verfügung stellen und administrieren. Eine Installation auf eigenen Servern (On-Premise-Lösung) erfordert hingegen eigenes, ausgebildetes Personal.
Bei Open Source-Lösungen gibt es keine initialen Anschaffungskosten. Bei Verfügbarkeit entsprechender Server-Infrastruktur und erfahrenem Personal kann eine Bibliothek die Software selbst installieren und in Betrieb nehmen oder diese Leistungen von Dienstleistern einkaufen.
Die initiale Konfiguration sowie die Migration von Daten aus einem Alt-System können ebenso von den Bibliotheken selbst durchgeführt werden oder sind Teil des Kauf-/Wartungsvertrages.
Die laufende Betreuung des Betriebs von BMS erfordert speziell geschultes und berechtigtes Personal - sogenannte System-Bibliothekar*innen. In wenigen Fällen wird die Systembetreuung an Dienstleister (beim Hoster) übergeben.
7.6 Prozessabbildung
Für den Einsatz eines BMS bilden Prozessbeschreibungen bzw. Workflows eine wesentliche Grundlage. Auf der Basis der Abbildung der Kernprozesse wie Erwerbung, Katalogisierung, Ausleihe sowie der Rolle des Systems und anderer Akteure können Anpassungen (leichter) vorgenommen werden.
Zur Modellierung, Dokumentation und Visualisierung von Workflows bietet sich klassischerweise eine Modellierungssprache wie BPMN (Business Process Model and Notation) an. Für diese und verwandte Sprachen existieren umfangreiche Werkzeuge und Toolchains, mit denen einerseits Prozesse erstellt werden können, gleichzeitig aber auch – sollte das nötig sein – die modellierten Prozesse automatisiert werden können. Im Endeffekt bedeutet dies, dass aus dem Prozessmodell Programmcode erzeugt wird.
Lässt man die Aspekte der Prozessautomatisierung oder Codegenerierung außer Acht, so lässt sich auch eine abgespeckte BPMN-ähnliche Semantik nutzen, um Prozesse zu dokumentieren und zu visualisieren. Andere Alternativen zur Modellierung finden sich in den verschiedenen Diagrammformen der UML (Unified Modelling Language).
Aus heutiger Sicht sollten für die im Folgenden genannten Bereich Prozessbeschreibungen erstellt werden, damit potentielle BMS an Hand dieser geprüft werden können. Hierbei könnten sich Notwendigkeiten für Änderungen in den Prozessabläufen der Bibliothek ergeben, die auf Basis der Beschreibungen genauer adressiert werden können.
7.6.1 Nutzer*innen
Als Nutzer*innen werden in diesem Kapitel diejenigen Menschen bezeichnet, die mit einem BMS interagieren. Man unterscheidet zwischen den Bibliotheksbeschäftigten, die mit dem Modulen Ausleihe, Erwerbung, Katalogisierung, ERM etc. interagieren, und den Bibliotheksnutzer*innen (oft auch als Leser*innen bezeichnet), die mit dem BMS über das Modul OPAC oder nur indirekt über ein Discovery-System oder ein anderes Drittsystem mit dem BMS in Kontakt kommen.
7.6.2 User-Interfaces für verschiedene BMS-Anwender*innen
Die Bibliotheksbeschäftigten und die Bibliotheksnuter*innen haben verschiedene Sichtweisen auf ein BMS. Bibliotheksbeschäftigte müssen über das User-Interface bei ihrer Arbeit spezifisch durch die Workflows geführt werden. Dabei ist auf eine einheitliche Benutzungsführung und Gestaltung der Oberfläche zu achten.
Für die Bibliotheksnutzer*innen steht die Information über die Dienste der Bibliothek, deren Bestand und die Nutzung des Bestandes im Vordergrund. Bibliotheksnutzer*innen kommen dabei häufig mit mehreren IT-Systemen in Kontakt (BMS, OPAC, Web-Server, Discovery-System …). Daher sollte auch hier auf eine einheitliche Oberfläche der eingesetzten IT-Systeme geachtet werden, auch bezüglich Accounts und Login, zumindest aber auf ein einheitliches Design und eine einheitliche Benutzerführung.
Es ergeben sich daraus die folgenden Anforderungen
Intuitive Benutzbarkeit
Barrierearme Gestaltung
Responsivität
Diese Themen werden auch in den Abschnitten zu rechtlichen Rahmenbedingungen und in Kapitel 4 zu den Anforderungen an Bibliotheks-IT angesprochen.
7.6.3 Erwerbung
Ein BMS sollte das Bibliothekspersonal bei den folgenden Aufgaben unterstützen:
Überprüfen von vorhandenen Beständen (Vorakzession)
Import von Erwerbungsdaten, z. B. von Patron-Driven- Acquisition (PDA) und Approval-Plänen
Aufgabe von Bestellungen bei definierten Lieferanten auf verschiedenen Wegen
Verwaltung von Lieferantendaten
Anlegen und Verwalten von Bestellungen von Zeitschriften, Fortsetzungswerken mit Abonnementsmanagement
Überwachung von Bestellungen
Anlegen und Verwalten von Budgets
Akzessionierung von Medien
Rechnungsverwaltung inkl. Schnittstellen für haushalterische Systeme (E-Rechnungen)
Mahnwesen und Reklamation
Verwaltung von Bindeaufträgen
Verwaltung von Nicht-Kauf-Beschaffungen
Diese Aufgaben lassen sich mit den am Markt befindlichen Systemen in der Regel gut abbilden. Allerdings werden die meisten Bibliotheken für die Verwaltung von notwendigen Bestellungen von Materialien jenseits des Bibliotheksbestandes (Büromaterial, IT-Ausstattung etc.) zusätzliche haushalterische Systeme einsetzen. Das Erwerbungsmodul ist insofern meist nur eine Komponente im Haushaltswesen.
7.6.4 Verwaltung von elektronischen Ressourcen
Für die Verwaltung elektronischer Ressourcen (ERM) sollten folgende Aufgaben unterstützt werden:
Verknüpfungen zur Erwerbung, Haushalt/Budget, Rechnungswesen und Lieferanten bzw. Plattformbetreibenden
Erfassung von Lizenzinformationen nach unterschiedlichen Erwerbungsmodellen wie Pakete, Allianz- oder Nationallizenzen sowohl in maschinenlesbarer Form als auch in Textform und als gesicherte Dokumentenablage für Verträge
Zuordnung von Titeln und digitalen Inhalten zu Paketen
Verwaltung von Paketen mit Vergleich, Zugangs- und Abgangskontrolle
Verwaltung von Lizenzen
Bezug von bibliografischen Daten von Aggregatoren, Verlagen und Knowledge Bases
Unterstützung der direkten Verlinkung auf Volltexte aus Katalogen und Discovery-Systemen
Auslieferung von aussagekräftigen Zugangsinformationen in Kataloge und Discovery-Systeme
Unterstützung bei der Bereitstellung von digitalen Inhalten jenseits von proprietären Apps
Die BMS der 1. und 2. Generation haben erhebliche Defizite bei der Verwaltung von elektronischen Ressourcen. Die Bereitstellung von entsprechenden Funktionalitäten ist daher ein Alleinstellungsmerkmal von BMS der neuen Generation.
Zur Bereitstellung von Daten für die Verwaltung von elektronischen Ressourcen bieten sich außerdem sogenannte Electronic Resource Management-Tools (z. B. FOLIO-ERM, Coral, LAS:eR) und Datenbanken („Knowledge Base“) wie GOKb, we:kb oder kommerzielle Knowledge Bases an.
7.6.5 Katalogisierung
Bei der Katalogisierung müssen folgende Tätigkeiten unterstützt werden:
Erfassung von unterschiedlichen Medientypen gemäß aktueller Metadaten-Standards
Übernahme von Katalogdaten aus Bibliotheksverbünden
Möglichkeit der Integration von Normdaten
Erfassung von lokalen Daten
Konfigurierbarkeit von Erfassungsmasken
7.6.6 Katalog
Der Katalog ist die Sicht für die Bibliotheksnutzer*innen auf die Bestände der Bibliothek. An das Katalogmodul werden folgende Anforderungen gestellt:
Web-Interface nach aktuellen Standards bezüglich Barrierefreiheit, Responsivität etc.
Angebot von Möglichkeiten der Suche nach bekannten Titeln
Angebot von Möglichkeiten der Suche nach Themen
Filterung von Trefferlisten nach formalen oder inhaltlichen Kriterien bzw. Standorten
Anzeige von Verfügbarkeitsinformationen
Anzeige von Neuerwerbungslisten
Kontobezogene Funktionalitäten (Einsicht, Verlängerung, Vormerkung, Bestellungen)
Anzeige von Neuigkeiten und wichtigen Links auf der Startseite des Katalogs
Anpassbarkeit der Katalogoberfläche an das Corporate Design (wenigstens Logo und Farbschema)
Das Katalogmodul als Teil des BMS war zunächst nur ein primär intern genutzes Suchinstrument für alle erfassten Bestände. Mit fortschreitender Technik entstanden verschiedene Konstrukte, die Daten der Bibliothek auch direkt den Nutzer*innen zur Verfügung zu stellen:
Klassischer Katalog (OPAC) als Bestandteil des BMS
Katalog als separates Modul (nicht Bestandteil des BMS), selbst entwickelt, zugekauft oder als Open Source
Discovery-System (siehe Kapitel 8) als Bestandteil des BMS: Daten aus dem eigenen Bestand sowie Fremddaten, die als Metadaten zur Verfügung stehen. Eine Herausforderung besteht hierbei darin dass sich Anforderungen an die Suchoberfläche relativ schnell ändern, so dass die BMS-eigene Suchoberfläche nicht leicht auf dem neuesten Stand erscheint.
Discovery-System als zugekauftes Modul eines anderen Herstellers oder als Eigenbau mit zugekauften Metadaten oder als Open Source mit offenen Daten oder zugekauften Metadaten. Eine Herausforderung hierbei besteht darin, die im BMS gehosteten Informationen, zum Beispiel über Ausleihstatus und Verfügbarkeit, auch in der Oberfläche des Discovery-System aktuell darzustellen.
7.6.7 Ausleihe
Ein BMS sollte die folgenden Aufgaben der Ausleihe unterstützen:
Anlegen von Benutzergruppen, Standorten, Medienarten
Import von Benutzerdaten aus Hochschulverwaltungssystemen (IDM) oder Online-Anmeldung
Abbildung der in den Benutzungsordnungen festgelegten Ausleihbedingungen, z.B. Leihfristen nach Benutzergruppen, Standorten, Medienarten
Verbuchung von Medien (Ausleihe, Rücknahme)
Konfiguration von Ausdrucken für Bestellzettel, Vormerkungen und Mahnungen
Ermöglichen von Bestellungen und Vormerkungen
Mahnwesen (Fristen, Mahnstufen)
Benachrichtigungen für Bestellungen, Vormerkungen, Mahnungen, Leihfristerinnerungen
Gebührenverwaltung
Statistik und Reporting, u. a. Erzeugung von Listen (überfällige Medien, nicht abgeholte Vormerkungen)
Anbindung an Bezahlsysteme (Kassenautomaten, Online-Bezahlsysteme)
Anbindung von Verfügbarkeits- und Kontoinformationen an Discovery-Systeme
Anbindung an Automatisierungslösungen und externe Verbuchungssysteme (über Schnittstellen wie SIP2 und NCIP und mittels RFID)
Die Parametrisierung der Ausleihe ist ein besonders komplexer Bereich der BMS-Installation aufgrund der Vielzahl von zu beachtenden Benutzungsregeln, der Sensibilität der Daten und der besonderen Relevanz eines reibungslosen Betriebs beim Versand von Benachrichtigungen. Ein Beispiel für eine solche Komplexität ist die das Verhalten bei Feiertagen: Hier muss ein Schließtagekalender regelmäßig gepflegt werden, um zu vermeiden, dass Leihfristenden auf Feiertage oder Wochenenden fallen.
7.6.8 Automatisierung und Selbstbedienung
Als Automatisierung wird die Möglichkeit bezeichnet, die Geschäftsgänge einer Bibliothek mit digitalen Werkzeugen abzubilden und durchführen zu können. Dazu sind Maschinen notwendig, die die entsprechenden Funktionen anbieten. Das schon recht betagte Standardprotokoll für die Kommunikation zwischen BMS und Automat ist SIP2. Dieses Protokoll hat den Nachteil, dass es ohne Verschlüsselung entwickelt wurde und daher - sofern es sich um ein BMS in der Cloud handelt zumindest - über stunnel verschlüsselt getunnelt wird. Moderne BMS unterstützen mittlerweile zusätzlich auch allgemeine Kommunikationsprotokolle, etwa über REST, sodass das Tunneln von Verbindungen nicht mehr nötig ist. Außerdem ist man nicht mehr daran gebunden, dass anzubindende Geräte SIP2 unterstützen, was deutlich mehr Marktalternativen öffnet.
Nachfolgend werden Automaten für die Selbstbedienung im Bereich der Ausleihe dargestellt.
Selbstverbucher / Ausleihautomaten
Selbstverbucher / Ausleihautomaten bestehen meist aus einer Auflagefläche für die auszuleihenden Medien, einer Schnittstelle für Bibliotheksausweise sowie einem PC, der die Endgeräte verwaltet und mit dem BMS kommuniziert. Bei einer funkgestützten Medienerkennung (RFID) gibt es die Möglichkeit der Stapelverbuchung, es werden also vom Automaten mehrere gestapelte Bücher erkannt und zur Verbuchung angeboten. Bei einer barcodegestützten Medienerkennung wird jedes Medium einzeln verbucht.
Bibliotheksausweise gibt es in verschiedenen Ausprägungen: Barcode (1D-Code), Funkchip (u. U. proprietär, Bsp.: Intercard), QR-Code (2D-Code). Die 1D- oder 2D-Codes können entweder auf Papier oder in einer App auf dem Smartphone beigebracht werden. Die Schnittstelle im Automaten muss auf die vorhandenen Ausweistypen vorbereitet sein.
Bei Nichtvorhandensein einer separaten Rückgabeanlage kann der Selbstverbucher / Ausleihautomat auch eine Rückgabefunktion anbieten. Zumeist werden die zurückgegebenen Medien unsortiert gesammelt; im Anschluss erfolgt die Sortierung durch das Bibliothekspersonal.
Nach der Rückgabe- oder Ausleihverbuchung muss der Selbstverbucher / Ausleihautomat auch die Buchsicherung (sofern vorhanden) bedienen. Bei der in vielen Bibliotheken auslaufenden EM-Sicherung (elektromagnetisch über einen im Medium eingeklebten magnetisierbaren Metallstreifen) geschieht dies über die Ansteuerung eines Elektromagneten mit hörbarem Feedback an die Nutzer*innen („klack“). Bei RFID-Sicherung wird bei erfolgter Verbuchung ein Sicherungsbit auf dem RFID-Chip verändert. Aufgrund der größeren Geschwindigkeit dieses Vorganges geschieht dies ohne Feedback an die Nutzer*innen.
Rückgabeautomat / -sortierung
Ein separater Rückgabeautomat hat zum einen den Vorteil, dass die Prozesse Ausleihe und Rückgabe bei starker Nutzung entzerrt werden und zum anderen, dass eine Sortierung der zurückgegebenen Medien möglich ist. Die Medien werden von den Nutzer*innen auf ein Förderband gelegt und eingezogen (außer Reichweite des Nutzer*innen. In dieser Position wird der Barcode auf dem Medium oder der RFID-Chip gelesen. Wird keines der beiden erkannt, wird das Medium wieder zurückgegeben. Bei erfolgreicher Erkennung und Verbuchung im BMS (und anschließender Aktivierung der Buchsicherung) wird im BMS mithilfe der Signatur oder Mediennummer erfragt, wie das Medium sortiert werden soll. In den meisten BMS gibt es dazu Tabellen, die z.B. über die Anfänge von Signaturen oder anderen Kriterien (Bsp: „SN …“ in Wagen 3, „ist vorgemerkt“ in den Wagen x) arbeiten. Steht das Sortierziel fest, wird das Medium über Förderbänder zu dieser Stelle transportiert und abgeworfen. Das Ziel kann ein sog. Tray sein, ein oben offener Korb oder Wagen, oft mit einem gewichtgesteuerten Boden, damit die Medien nicht allzu tief fallen. Alternativ bieten immer mehr Hersteller sog. Ergocarts an, auf die die Medien so geschichtet werden, dass sie am Regal Rückenschonend aus einem Stapel entnommen und einsortiert werden können.
Üblicherweise gibt es am Rückgabeautomaten keine Authentifizierung.
Es gibt auch Rückgabeautomaten, die eine erneute Ausleihe des gerade zurückgegebenen Werkes an den/ie gleiche Bibliotheksnutzer*in ermöglichen. Dies ist in den Fällen sinnvoll, wenn die maximale Leihfrist / maximal mögliche Verlängerungen der Leihfrist erreicht ist und der/die Bibliotheksnutzer*in das Buch weiter nutzen möchte und das Medium nicht anderweitig bestellt ist.
Kassenautomat
Ein Kassenautomat ermöglicht die personalfreie Bezahlung der offenen Gebühren. Auch hier wird erst der Nutzungsausweis eingelesen und nach einer optionalen Passworteingabe die offenen Gebühren angezeigt. Die Gebühren können dann mit Bargeld oder bargeldlos gezahlt werden. Auf eine Bargeldzahlung wird zunehmend verzichtet, da das Handling von Bargeld aufwändig und teuer ist.
Fernleihautomat
Aus einem Fernleihautomat können Fernleihen personalfrei an Nutzer*innen ausgegeben werden. Da diese Bücher weder mit dem eigenen System der Bibliothek gesichert noch verbuchbar sind, muss eine separate Verbuchung durchgeführt werden. Die Nutzer*innen bekommen eine Nachricht, dass ihr bestelltes Medium in einem Fach mit der Nummer xy bereit liegt sowie eine PIN zur Öffnung dieses Faches. Sobald das Fach geöffnet wird, wird das Medium auf das Konto des Nutzers/der Nutzerin verbucht. Auch eine Öffnung des Faches mit einem funkgesteuerten Nutzungsausweis statt der PIN ist möglich.
Sicherungsgates
Sicherungsgates erkennen unverbuchte Medien, die die Bibliothek verlassen. Die dafür übliche Technik war in den letzten Jahrzehnten die EM-Sicherung, also die Erkennung der Magnetisierung von metallischen Streifen, die in die Medien geklebt waren. Mit der Umstellung auf RFID geschieht die Buchsicherung über Funk, ein Sicherungsbit im Speicher der RFID-Chips wird untersucht. Bei EM-Sicherung ist der maximale Abstand zwischen zwei Gates zur halbwegs zuverlässigen Erkennung ca. 90 cm und stellt somit eine Einschränkung des Zugangs, z.B. bei der Nutzung mit Rollstühlen, dar. Etwa der gleiche Abstand ist notwendig bei RFID-HF, bei RFID-UHF (Reichweite bis zu 10m) ist ein sehr großer Abstand möglich und somit der Verzicht auf eine Einengung des Ausgangs.
Bei Erkennung eines gesicherten (und nicht entliehenen) Mediums ertönt ein Warnton. Bei manchen Systemen wird das entsprechende Medium mit Titel und Cover auf einem Monitor angezeigt.
Sicherungsgates verhindern keine Diebstähle, Diebe wählen andere Wege. Sicherungsgates verhindern das versehentliche Verlassen der Bibliothek mit unverbuchten Medien.
7.6.9 Anbindung von Systemen über Schnittstellen
Ein BMS muss in der Lage sein, mit anderen Systemen automatisiert Daten auszutauschen. Diese Austauschprozesse betreffen folgende Szenarien
Bereitstellung von Konto- und Verfügbarkeitsinformationen, z.B. über PAIA und DAIA
Anbindung an Buchhaltungssysteme wie SAP oder HIS Haushalt-ERP
Anbindung an Tools für statistische Auswertungen (s.a. Abschnitt Statistik)
Bereitstellung von bibliografischen Daten
Recherche in Fremddatenbeständen, z.B. über Z39.50
Schnittstellen zu Kataloganreicherungsdiensten (Buchcover)
Schnittstellen zu IDM-Systemen (s.a. Abschnitt IDM)
Schnittstellen zu einschlägigen Plattformen der jeweiligen Zielgruppen, zum Beispiel Lernmanagementsysteme
Die Systeme der neuen Generation verfügen in der Regel über Schnittstellen, über die sie in die bestehenden Informationsinfrastrukturen, d.h. die umgebenden Systeme, eingebunden werden können.
Eine Schnittstelle (engl. Interface oder manchmal auch API - application programming interface) bildet einen definierten Kommunikationsweg zwischen verschiedenen Systemen als „Gesprächspartner“. Im bibliothekarischen Universum gibt es für diese Fälle auch schon viele etablierte Austauschformate, etwa SIP2. Ein BMS „von der Stange“ kann im Regelfall die üblichen Austauschformate unterstützen, sodass ein Austausch zwischen den gängigen Systemen einfach möglich ist. Hierzu zählen insbesondere der jeweilige Bibliotheksverbund, etwa zum Austausch von Metadaten oder für das verteilte Lizenzmanagement, aber auch nutzer*innen-nahe Dienstleistungen, wie die Fernleihe.
7.6.10 Nicht-bibliothekarische Schnittstellen
Ein BMS existiert im Regelfall nicht nur für sich oder nur im Kosmos der eigenen und anderer Bibliotheken, sondern ist auch in die lokalen IT-Strukturen eingebunden.
Ein gutes Beispiel ist der Einsatz eines BMS an einer Hochschule: Im Regelfall sind alle Mitglieder einer Hochschule auch gleichzeitig (potenzielle) Nutzer*innen der Bibliothek. Die Daten der Mitglieder dieser Einrichtung werden an einer zentralen Stelle verwaltet und sollen durch andere Systeme, z.B. im Bibliothekssystem, durch Verknüpfung nachgenutzt werden. Dies ist die Rolle des Identity Managements (IDM).
Identity Management
Ein IDM (Identity Management System) ist ein System, mit dem die Basisdaten von Personen und Gruppen an zentraler Stelle verwaltet werden können. Dies sind etwa persönliche Daten, Kontaktdaten und Angaben zur Organisation. Ziel ist es, alle relevanten Informationen nur an einer zentralen Stelle vorzuhalten. In verknüpften Systemen sollen Aufwände einer ggf. nötigen Synchronisation und die Speicherung von dubletten Informationen vermieden werden. Damit Personen in einem System eindeutig identifiziert werden können, existieren zumeist eine oder mehrere eindeutige IDs, etwa die Matrikelnummer eines Studierenden.
Das IDM hält im Regelfall mehr Daten über eine/n Nutzer/in bereit, als von den jeweiligen verbundenen Systemen benötigt werden. Beispielsweise könnte in einem IDM vorgehalten werden, dass eine Person Mitarbeiterin einer Hochschule ist, dass sie zu einer gewissen Fakultät der Hochschule gehört und dass sie zu einer bestimmten Arbeitsgruppe gehört. In der Kommunikation des BMS mit dem IDM ist jedoch nur die erste der Informationen relevant, etwa um die Ausleihkonditionen der Person festlegen zu können. Daher werden in der Kommunikation mit einem IDM nach dem Prinzip der sogenannten „Datensparsamkeit“ nur relevante Informationen übertragen.
Ein IDM kann als Identity Provider zu einem Authentifizierungsdienst werden. Über diesen Dienst kann man dann unter Umständen ein Single Sign On realisieren, bei dem die Daten der Nutzer*innen nicht mehr an den Service oder Content Provider weitergegeben werden, sondern nur noch eine Art Ticket, das eine Erlaubnis regelt. Im Idealfall gilt dieser Dienst dann für verschiedene Service- bzw. Contentprovider, so dass für deren Nutzung nur eine einmalige Anmeldung erforderlich ist.
Authentifizierungsprotokolle sind bspw.: Shibboleth / SAML2, OpenID
Softwareprodukte für IDM sind: SAP (mit Plugins), Microsoft Active Directory, uvm.
Speicherung von Nutzer*innendenaccounts
Ein Account besteht aus den Kontaktdaten des Nutzenden sowie Authentifizierungsinformationen. Hier ist Datensparsamkeit nach DSGVO geboten. Für die Speicherung aller personenbezogenen Daten müssen die Notwendigkeiten oder rechtlichen Gründe nachgewiesen werden. Als Beispiel kann die Speicherung des Geburtsdatums angesehen werden. Wird für die Begründung der Speicherung des Geburtsdatums die Prüfung der Volljährigkeit oder die Befähigung eines Seniorentarifes herangezogen, ist davon auzugehen, dass die Speicherung des Geburtsdatums nicht notwendig ist. Wird zur Begründung eine als notwendig erachtete Adressermittlung bei Behörden angegeben, ist die Speicherung des Geburtsdatum notwendig, um eine Adressermittlung (zur Wiederbeschaffung vermisster Exemplare) zu ermöglichen. Die Speicherung nutzungsbezogener Daten wie Verweise auf die ausgeliehenen Medien, angefallene Gebühren, offene Bestellungen und bestellte Digitalisate muss in der Regel nicht explizit begründet werden.
Sofern die übergreifende Institution über eine Datenbank zur Speicherung der Accounts verfügt (IDM, Identity Management) ist eine Anbindung an diese sinnvoll. Dieses IDM enthält dann allerdings nicht notwendigerweise die externen Nutzer*innen der Serviceeinrichtung.
Die technisch einfachste Lösung für Accounts der externen Bibliotheksnutzer*innen ist die Speicherung im IDM der übergeordneten Einrichtung, sofern vorhanden. Komplexer ist die Speicherung in einem separaten System, da dann bei Autorisierung u. U. mehrere Systeme abgefragt werden müssen.
Datenschutzbezogene Vorgehensweisen z. B. in Bezug auf personenbezogene und personenbeziehbare Daten von Nutzer*innen finden sich in Abschnitt Datenschutz im Abschnitt zum technischen Betrieb eines BMS.
Bezahlsysteme
Online-Payment, Kassensysteme/-automaten (siehe auch Abschnitt Kassenautomat)
E-Rechnung
E-Rechnungen müssen seit 2020 von Einrichtungen des Bundes, der Länder und Kommunen verarbeitet werden können. Der Umgang mit E-Rechnungen ist sehr unterschiedlich geregelt. Zum Teil nehmen Einrichtungen nur noch an einer zentralen Stelle E-Rechnungen entgegen. In anderen Einrichtungen werden E-Rechnungen dort entgegengenommen, wo die Bestellungen ausgelöst wurden. Es gibt verschiedene Formate, in der eine E-Rechnung übermittelt werden kann (PDF, XML oder direkt per EDIFACT).
Elektronische Rechnungen kommen immer dann ins Spiel, wenn kostenpflichtige Bestellvorgänge über das BMS abgewickelt werden. In diesem Zusammenhang entstehen Rechnungen von Lieferanten, die von der Bibliothek oder ihrer Organisation zu begleichen sind.
Ohne einen „E-Rechnungs-Workflow“ würde dies bedeuten, dass Rechnungen der Lieferanten bei der Bibliothek eingehen, einem Bestellvorgang zugeordnet werden müssen, von der jeweiligen Rechnungsstelle beglichen und schließlich wieder im BMS „abgehakt“ werden müssen. Diese repetitiven Workflows lassen sich mittlerweile weitgehend automatisieren. Das BMS ist in der Lage, elektronisch übermittelte Rechnungsdaten automatisiert den jeweiligen Bestellprozessen zuzuordnen. Bei einer gleichzeitigen Anbindung eines elektronischen Rechnungswesens z.B. über SAP können auch die Zahlungsinformationen automatisiert zugeordnet werden und somit ein Bestellvorgang komplett automatisiert abgeschlossen werden.
Statistik
Mit dem Begriff „Statistik“ können verschiedene Dinge im Rahmen eines BMS gemeint sein, etwa Betriebsstatistiken, wie die Rechnerauslastung eines Servers, auf dem das BMS betrieben wird. In diesem Fall ist jedoch mit „Statistik“ gemeint, dass Daten des BMS in eine Form gebracht werden können, aus der Mitarbeiter*innen der Bibliothek Informationen ziehen können, die zur Dokumentation, zum Reporting oder zur weiteren Arbeit benutzt werden können.
Beispiele für Statistiken sind z. B. die Ausleihzahlen einer Bibliothek, ggf. aufgeteilt nach verschiedenen Themen oder Fächern, die Rückschlüsse auf die Nutzung bestimmter Medien ermöglichen. Dies ist für das Bestands- und Budgetmanagement der Einrichtung relevant.
Einige BMS bieten eine integrierte Statistikfunktion an. Andere halten ihre Daten in einer Datenbank und diese müssen aktiv exportiert werden. Wieder andere bieten entsprechende Schnittstellen, über die statistische Daten exportiert und in geeignete Drittsysteme (im einfachsten Fall eine Tabellenkalkulation) übernommen werden können.
Je nach Anforderung an den Umfang und an die Arbeit, die mit statistischen Auswertungen erfolgen soll, kann die Entscheidung fallen, die aus dem BMS kommenden Daten nur in eine Tabellenkalkulation zu exportieren, oder eine speziell auf die statistische Datenanalyse zugeschnittene Statistik-Software zu nutzen. Hier kommen Softwarelösungen wie Excel, BibControl oder gar komplexe Statistik-Plattformen wie SPSS in Frage. BMS der neuesten Generation bringen schon eigene Statistik-Module mit, die eine externe Lösung optional machen. Diese Systeme können automatisiert oder manuell COUNTER-Reports für statistische Daten zur Nutzung digitaler Medien importieren.
7.7 Technischer Betrieb
Der technische Betrieb eines BMS variiert je nach Betriebsmodell (lokale Installation, gehostete Variante oder Cloud-Dienst). Kosten entstehen dabei für Lizenz- und Wartungsverträge sowie für Betriebsressourcen. Für den Betrieb sind weiter das Monitoring sowie die Aspekte der IT-Sicherheit, Backup und Datenschutz zu berücksichtigen.
7.7.1 Kosten
Die Anschaffungskosten eines BMS machen nur einen kleinen Teil aus. Wichtiger ist, sich über folgende Kosten klar zu werden:
Personalkosten für den laufenden Betrieb
Lizenzkosten und Wartungsverträge der Software
Betriebsressourcen, wie z.B. Serverraum, Energieverbrauch, Wartung, Backuplösungen
Personalkosten und Ressourcen richten sich hauptsächlich nach Art der Installation (Lokal, Hosting oder Cloud). Lizenzkosten sind teilweise nach Größe der Einrichtung gestaffelt, d. h. sie richten sich nach Anzahl des Personals, der verwalteten Medien und/oder Endnutzer*innen.
Insbesondere der Punkt Personalkosten kann zu einem Engpass bzw. Risiko werden, denn in vielen Fällen zeigt sich, dass einige wenige Personen durch ein BMS gebunden werden und gleichzeitig auch die einzigen sind, die das System in der Tiefe bedienen können. Wirklich kritisch wird es, wenn nur eine einzige Person diese Rolle erfüllt. Je mehr Verantwortung beim Betrieb auf das Personal vor Ort fällt (lokaler Betrieb), desto wichtiger wird dieser Aspekt. Selbst bei der Nutzung eines Cloud-BMS ist davon auszugehen, dass für die fachliche Administration der Software Personal dauerhaft gebunden ist. Bei dieser Betriebsmethode gibt der Anbieter meistens den Updatezeitpunkt vor, insofern müssen unter Umständen Workflows in der Bibliothek aufgrund von Änderungen in der Software durchgeführt werden, ohne dass man die zeitliche Planung dafür in der Hand hat.
Um Personalengpässe zu vermeiden, ist es sinnvoll, Einführungsprozesse nur in einer Expertengruppe durchzuführen und Verantwortlichkeiten auf mehrere Schultern zu verteilen (Ausfallsicherheit, Urlaubsvertretung usw.). Auch die gute Dokumentation teils komplexer Zusammenhänge sollte bedacht werden, damit Fachwissen nicht nur in den Köpfen einiger weniger Mitarbeiter*innen schlummert.
7.7.2 Installation & Updates
Zur Einrichtung eines BMS gehört:
Installation auf einem Server: Erfordert Kenntnisse in Systemtechnik (Hardware, Server, Kommandozeile …). Wenn Hosting durch Drittanbieter geleistet wird (Cloud, Dienstleister wie Verbundzentrale o.A.), verändert sich diese Aufgabe. Sie entfällt, wenn der Hoster spezialisiert auf das Hosting von BMS ist (bspw. Verbundzentrale), sie wird geringer, wenn der Hoster eher allgemein aufgestellt ist.
Konfiguration/Parametrisierung: Teilweise über Administrator-Oberfläche möglich, teilweise nur über Konfigurationsdateien. Erfordert vor allem Kenntnisse der eigenen IT-Infrastruktur und der verwendeten Schnittstellen und Formate. Die Grenzen zwischen Konfiguration und Programmierung eigener Erweiterungen sind fließend. Zu beachten ist auch die Migration bestehender Daten in das neue System.
Nach Einrichtung werden BMS laufend erweitert. Fehler werden behoben und neue Funktionen kommen hinzu. Die Aktualisierung kann je nach Produkt agil in kleinen, häufigen Schritten oder in längeren Zeitabschnitten erfolgen.
7.7.3 Open Source
Wird ein System auf Open-Source-Basis eingesetzt, sollte eine Verständigung darüber erfolgen, ob und unter welchen Bedingungen lokale Anpassungen am System auch der Community zur Verfügung gestellt werden. Hierzu müssen die Lizenzbedingungen des Systems geprüft werden.
7.7.4 Laufender Betrieb
Während des laufenden Betriebs ist es wichtig, sich über den aktuellen Betriebszustand des Systems ein klares Bild machen zu können. Dieser „Statusbericht“ kann sich über alle Ebenen des Systems ziehen: Wie viel Speicherplatz ist noch frei? Ist das System für alle Nutzer*innen erreichbar? Sind verbundene Systeme verfügbar und betriebsbereit? Je nach Betriebsmodell werden diese Fragestellungen durch klassisches IT-Monitoring abgedeckt, benötigen teilweise aber auch bibliotheksspezifische Lösungen.
Monitoring
Monitoring-Lösungen für den Betrieb von IT-Infrastrukturen sind beispielsweise Check_MK oder Prometheus. Diese Anwendungen bieten eine kontinuierliche Überwachung von Systemen anhand definierter Metriken und warnen die Administratoren aktiv, wenn definierte Werte bestimmte Grenzen überschreiben.
Die Nutzung einer Monitoring-Lösung wird umso relevanter, je mehr Betriebsverantwortung für das BMS bei der Einrichtung liegt. Beim Cloud-BMS liegt diese beim Anbieter der Software, trotzdem sollte zumindest die reine Verfügbarkeit des Systems auch von der nutzenden Einrichtung überwacht werden können.
Notfallbetrieb
Bzgl. der Themen Support, Wartung & IT-Sicherheit, als auch Fehlersuche und -vorbeugung, unterscheiden sich die Aufwände für die Einrichtung je nach gewähltem Betriebsmodell erheblich. Die zu nutzenden Prinzipien gelten hier jedoch genauso wie bei anderen zu wartenden Systemen in der IT-Welt.
Dazu gehören Maßnahmen zur Aufrechterhaltung des Bibliotheksbetriebs im Notfall. Dies kann ein temporärer Offlinebetrieb des Systems sein. In diesem Fall werden die Prozesse mit den Daten abgewickelt, die zum Zeitpunkt des Offline-Gangs im System vorhanden waren. Wenn das System wieder online geht, muss gewährleistet werden, dass Änderungen an den Daten aus der Offlinezeit nachvollzogen werden (Beispiele: Ausleihen, Erwerbungen, Rechnungsbearbeitung, Benutzerdatenänderungen). Im Idealfall erledigt das die genutzte Komponente oder das BMS selbst.
Bei lokalen Installationen sollte man je nach Größe der Einrichtung ebenfalls über ein Spiegelsystem des BMS nachdenken. Dieses wird parallel auf dem aktuellen Stand gehalten und kann einspringen, wenn das laufende BMS ausfällt.
Es empfiehlt sich in jedem Fall, neben dem Einsatz eines Produktivsystems mindestens eine Test-Instanz und ggf. eine oder mehrere Entwicklungs-Instanzen des BMS zu betreiben. So können neue Funktionen schneller umgesetzt werden, ohne den laufenden Betrieb durch unerwartete Fehler zu gefährden.
Zu beachten ist weiterhin, die Nutzer*innen des BMS (intern als auch extern) bei Problemen zu informieren. Dabei sind vor allem von Bedeutung, welche Interaktionen nicht mehr möglich sind, ob es alternative Möglichkeiten für die Nutzer*innen gibt und wann das System voraussichtlich wieder zur Verfügung steht.
7.7.5 IT-Sicherheit
Um ein BMS vor den zunehmenden Angriffen durch böswillige Akteure (Hacking, Malware, Ransomware) abzusichern, können die folgenden Empfehlungen als Grundlage dienen (Breeding, Marshall 2022):
Die Infrastruktur um das BMS herum sollte durch starke Sicherheitsvorkehrungen getragen werden.
Die Gefahr kurzfristig entstehender Sicherheitslücken sollte nicht unterschätzt werden.
Cloud-basierte Systeme sollten aktiv überwacht und der Überblick behalten werden.
Anbieter sollten aufgefordert werden, die Konzepte ihrer Sicherheitsvorkehrungen offenzulegen.
Gerade Administrator*innen sollten ihre Zugänge gesondert absichern.
Es sollte sichergestellt werden, dass jede Software stets auf dem aktuellen Stand ist, sowohl auf den Arbeitsplatz-PCs als auch den Servern.
Allgemein gelten die im Kapitel 5 beschriebenen Richtlinien, Maßnahmen und Empfehlungen sowie der Grundsatz: „Bleiben Sie wachsam, in Bezug auf ungewöhnliche Ereignisse auf Ihren IT-Systemen“.
7.7.6 Backup und Rollback
Für den Fall, dass der Betrieb eines BMS lokal erfolgt, ist es wichtig, dass sich die Einrichtung über Backup und Rollback der Software Gedanken macht. Da dies ein generelles Thema des Betriebs von IT-Systemen ist, wird im Folgenden auf die Spezifika für BMS eingegangen, und Themen wie das Backup von Servern lediglich angerissen.
Folgende Aspekte sollten im Rahmen von BMS besondere Beachtung finden:
Definition von Backup-Zyklen: wie oft werden welche Daten in welchem Umfang auf welche Art gesichert? Es können hier durchaus verschiedene „Sicherungsaspekte“ mit unterschiedlichen Zyklen definiert werden.
Definition des Umfangs der Sicherung. Sollen die Daten komplett gesichert werden, sollen nur Veränderungen gesichert werden? Wichtig für diese Entscheidung ist die Frage, wie schnell ein System wiederhergestellt werden kann/soll.
Ein off-site-Backup sollte in die Überlegungen einbezogen werden, also ein kompletter Satz einer Sicherung, der außerhalb der Institution gelagert wird. Dabei ist der Datenschutz zu berücksichtigen, u. U. müssen die Sicherungsdaten daher verschlüsselt werden.
Sicherung von Daten, die bei rechtlichen Fragen von Relevanz sein können: Bsp. Rechnungen, Ausleihen, Mahnungen.
Ganz allgemein ist die Frage zu klären, wer Verantwortung für die Einrichtung, Durchführung und die regelmäßige Kontrolle der Sicherungen hat. Der letzte Punkt meint hierbei einerseits das Monitoring der erfolgreichen regelmäßigen Ausführung von Sicherungen, aber auch der Test der erstellten Sicherungen, etwa durch periodisches Einspielen auf einer Testinstanz des BMS.
7.7.7 Zusammenspiel Hard- und Software
Das BMS steht in der IT-Landschaft einer Bibliothek im Regelfall nicht alleine, sondern kommuniziert mit anderen Hard- und Softwaresystemen (s. Abschnitt Automatisierung). Hierzu gehören beispielhaft:
Lesegeräte: (Barcode-)Scanner und Chip-Lesegeräte für Benutzungsausweise und/oder Medien
Selbstverbucher für die Ausleihe und/oder Rückgabe
Rückgabeautomaten, die ggf. auch eine automatische Vorsortierung von Medien übernehmen
Sicherungsgates zur Detektion nicht entliehener Medien an Ein- und Ausgängen
Drucker zur Erstellung von Quittungen, Ausweisen, Labeln, usw.
Für den Fall, dass die externen Systeme nicht lokal an einem Computer angeschlossen sind, sondern über das Netzwerk der Einrichtung angebunden sind, gibt es vielfach etablierte bibliothekarische Schnittstellen (APIs), etwa SIP, oder man setzt auf moderne, allgemeine API-Standards wie REST.
7.7.8 Datenschutz, User-Tracking, Analytics
Innerhalb der EU gilt seit 2018 die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), nach der personenbezogene Daten grundsätzlich zu schützen sind.
Im Kontext eines BMS sind die anfallenden personenbezogenen Daten etwa:
durch Nutzer*innen bei der Anmeldung angegebenen Daten für den Bibliothekszugang
mit dem Benutzerkonto verbundene Ausleihvorgänge und Mahnhistorien
die Protokolle (Logs) über Online-Zugriffe auf das BMS (z.B. IP-Adresse, Seitenaufrufe)
Um den Schutz personenbezogener Daten gewährleisten zu können, gibt es verschiedene Ansätze:
Verschlüsselung: Daten werden auf verschlüsselten Servern gespeichert, ebenso ist die Übertragung Ende-zu-Ende verschlüsselt
Separierung: Personendaten werden getrennt von nicht-sensiblen Daten gehalten (siehe IDM)
Pseudonymisierung: Nutzer*innen-Daten werden mit Pseudonymen präpariert, sodass sie nicht mehr oder nur unter großem Aufwand den einzelnen Personen zuzuordnen sind
Anonymisierung: Daten werden derart verändert, dass sie nicht rückverfolgbar sind (z.B. Maskierung IP-Adressen)
Die Entscheidung zur Verschlüsselung und Separierung von Daten sollte bereits im Vorfeld des Betriebs eines BMS getroffen werden.
Die Pseudonymisierung und Anonymisierung kann auch im Laufe der Erhebung der personenbezogenen Daten zur Anwendung kommen, sofern bestimmte Daten nicht mehr für einen konkreten Zweck erforderlich sind.
Leider sind personenbezogene Daten für Bibliotheksstatistiken oft notwendig (siehe Kosten). In diesem Fall sollten ebenfalls pseudonymisierte oder anonymisierte Datensätze zur Grundlage genommen werden.
Wenn ein BMS durch einen externen Anbieter gehostet wird (siehe Betriebsmodelle für serverbasierte Software), muss Folgendes sichergestellt sein:
Die Verschlüsselung der Datenübertragung (Ende-zu-Ende-Verschlüsselung)
Betrieb und Steuerung der Server innerhalb der EU (DSGVO)
Der Ausschluss von User-Tracking durch Ad-Tech (Werbe-Netzwerke)
Der Abschluss eines Datenverarbeitungsvertrags im Auftrag
In der Kombination eines IDM mit einem cloudbasierten BMS außerhalb der EU wäre denkbar, die personenbezogene Daten dort in pseudonymisierter Form speichern zu lassen oder Personendaten von nicht sensiblen Daten zu trennen.
Für alle personenbezogenen und personenbeziehbaren Daten sind Lösch- oder Anonymisierungsfristen festzulegen. Die Anonymisierungsfristen ergeben sich aus den Vorgaben der DSGVO und müssen betrieblichen und rechtlichen Aspekten genügen. So ergeben sich Fristen für die Speicherung von Daten über Gebühren (Entstehung, Bezahlung, …) aus den Landeshaushaltsordnungen oder anderen für die Einrichtung maßgeblichen Regelungen. Betriebliche Gründe für die Länge von Speicherfristen von personenbezogenen und personenbeziehbaren Daten können sich aus Fristen für Einsprüche ergeben.
Die über die vergangenen Jahrzehnte geschehenen sukzessiven Aufkäufe kleinerer BMS-Service-Provider durch einige wenige große kommerziellen Bibliotheksdienstleister hat ganze Firmenkonglomerate entstehen lassen, die inzwischen den Bibliotheksmarkt dominieren. Einige von ihnen, die Dienste für wissenschaftliche Bibliotheken anbieten, wandeln sich in den letzten Jahren zu Data-Analytics-Konzernen. In diesem Zuge präparieren sie ihre cloud-basierten BMS-Lösungen mit Trackern, die Verhaltensprofile über die Nutzer*innen erstellen. Durch die ebenfalls seitens der Anbieter gestellten Zugangsauthentifizierungssysteme wird versucht, zusätzlich eine möglichst hohe Personalisierung bei der Erstellung einzelner Profile zu erreichen. Die dabei entstehenden Datenflüsse werden für gewöhnlich nicht transparent gemacht (Siems 2022). Der Einsatz solcher Analytics-Technologien unterminiert die Integrität konventioneller IDM-Systeme und tangiert somit nicht nur datenschutzrechtliche Belange, sondern auch die IT-Sicherheit. Idealerweise sollte bereits vor der Anschaffung einer BMS-Lösung abgeklärt werden, ob solche Analytics-Technologien eingesetzt werden. Im Zweifelsfall sollte immer der*die lokale Datenschutzbeauftragte oder IT-Sicherheitsbeauftragte hinzugezogen werden.
7.8 Zusammenfassung und Ausblick
Ein BMS ist im Normalfall kein statisches System - vielmehr muss es aufgrund der sich verändernden Bedürfnisse einer Bibliothek und deren Nutzer*innen sowie sich wandelnder Technologien und technischer Anforderungen stetig angepasst werden.
Der Import, Export oder auch die Zusammenführung von Daten erfordert klar definierte Metadaten und Schnittstellen für den freien Austausch aus gut nachnutzbaren Quellsystemen. Dies ist vor allem erforderlich bei der aktuell stärkeren Entwicklung hin zu Open Data und öffentlicher Datennutzung. Die Integration und Interaktion mit anderen Informationssystemen nimmt also zu. Vor allem herkömmliche BMS der zweiten Generation kommen hier schnell an ihre Grenzen.